効果的な内部監査を実施する方法

投稿者 Zosiチーム

外部監査の最善の準備は、 内部監査 プロセス。 各施設の手順はその運用と製品に固有のものですが、次の内部監査プロセスのベストプラクティスを適用して、施設で効果的な評価を実行および評価できます。

内部監査プロセスを開始する

監査スケジュールが完了したら、次は 内部監査 処理する。 主任審査員は審査を呼びかけ、問題の審査に適切で必要なチームメンバーを特定します。 少なくとも、部門監査（GMP監査など）の監査チームには、運用、品質保証、保守、および衛生の各部門の代表者を含める必要があります（可能な場合）。 単一の個人が他のタイプのGFSIシステム監査を実行する場合がありますが、これは主任監査人の裁量に任されています。

内部監査チーム 割り当てられた場合、監査、目的、範囲、および基準を定義する必要があります。 検討：

• あなたのチームはどのような種類の監査を実施しますか？ 特定の基準に反していますか？
• 内部監査には部門または会社全体が含まれますか？ 特定の製品？ 個別のプロセス？ あなたの施設全体？
• 監査の予想期間はどのくらいですか？ あなたのチームと被監査者はどのくらいの時間を取っておかなければなりませんか？
• 監査結果はどのように文書化する必要がありますか？

監査をスケジュールする

次に、監査の実現可能性を判断します。 監査チームと被監査者の両方の観点から、利用可能な時間とリソースを検討してください。 すべての関係者が相互に受け入れられる時間を選択してください。 監査チームは、監査対象の領域から独立している必要があることに注意してください。

監査を完了するために選択された日付、時刻、範囲、およびチームメンバーを被監査者に通知します。 この規則の例外は、非通知の監査です。 企業は、事前の準備なしに、プラントで何が起こっているかをより正確に表すために、非通知の監査を実施することを選択する場合があります。

ドキュメントレビュー

開始してスケジュールを設定したら、監査チームはドキュメントのレビューを完了する必要があります。 これにより、チームは監査を受けるすべての主要なプログラムの要件を理解できるため、チームは何を探すべきかを理解し、これらのプログラムを自信を持って検証できます。 内部監査チームはまた、以前の監査記録を調べて、再検査が必要な不適合の記憶を更新する必要があります。

内部監査計画を作成する

スコープの定義、ドキュメントの確認、監査の実行、結果の記録の間にどのように時間を割り当てますか？ この責任は、再び主任食品安全監査人にあります。 監査計画を組み立てる上で不可欠なのは、チェックリストなど、チームが内部監査プロセスを完了するために使用する可能性のあるドキュメントを準備することです。 このチェックリストは、内部監査プロセスを合理化および保護します。

監査を実行する

オンサイトの内部監査活動は、オープニングミーティングから始める必要があります。 内部監査チームのメンバーと被監査者の代表者を含めて、監査範囲に精通し、同意できるようにします。 監査プロセス中に必要なコミュニケーションプロセスについて事前に把握してください。 従業員に面接する必要がありますか？ どのような種類の質問をしますか？

サードパーティの監査オープニングミーティングには、監査を受けるすべての部門のメンバーを含める必要があります。 監査中、監査人は全員の安全を確保するために施設の周りに付き添いをする必要があります。

これで、ゴムが道を切り開きます。監査が始まり、内部監査チームは、チェックリストに示されているように、必要な情報を収集して検証する必要があります。 内部監査のベストプラクティス 監査プロセスの不可欠な部分として直接観察を指示します。 直接観察することで、従業員はプログラムを書かれたとおりに正確に実行できます。 進行中の現在の記録も、タイムリーかつ正確な方法で完了していることを確認するための監査の一部となる場合があります。

監査結果を生成する

次に、監査結果を生成します。 これは、コンプライアンスと不適合の両方の領域での観察結果の要約です。 後者の場合、分類を指定する必要があります。これらはマイナー、メジャー、またはクリティカルですか。 これらの分類は、監査の終了までに被監査者に通知する必要があります。

閉会式の実施

クロージングミーティングで共有する内容を考慮して、監査の結論を準備します。 常に良い点を指摘することからこの会議を始めてください。 被監査者の時間を割いていただき、ありがとうございました。礼儀は監査チームにまで及びました。 従業員のトレーニング、GMPコンプライアンス、衛生状態、メンテナンスなどのグッドプラクティスを呼び出します。 ここから、不適合の詳細について話し合います。 問題の原因となった基準、見つかった客観的な証拠、および是正措置を検証するために監査対象者が提出する必要のある証拠を説明します。

内部監査報告書の作成

内部監査報告書は、オンサイトまたはオフサイトで実施できます。 このドキュメントの形式は、実行される監査のタイプに柔軟に対応します。 監査対象者、上級管理職、および消費者はこのレポートにアクセスできる可能性があるため、正確、完全、かつ簡潔であることを証明する必要があります。 内部監査報告書には結論セクションを含める必要があり、スコアまたはグレードの評価と併せて不適合の総数を特定する必要があります。

完了したら、主任審査員は技術レビューを実行する必要があります。 サードパーティの監査の場合、これは認証機関によって行われます。 合意された期間内、通常はXNUMX日以内にレポートを発行します。

まとめ

内部監査のベストプラクティス プロセスが関係者全員にとってスムーズに進み、継続的な改善につながることを保証するのに役立ちます。 上記の概要に従うことにより、内部監査チームは 効果的な内部監査 監査スケジュールの要求を満たし、外部監査を成功させるための評価。

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