So vermeiden Sie Top-Audit-Nichtkonformitäten

Veröffentlicht vom Zosi-Team

In der Lebensmittelindustrie führt die Global Food Safety Initiative (GFSI) Audits durch, die als unvoreingenommene, unabhängige Bewertungen von Lebensmittelsicherheits- und Qualitätssystemen dienen.

Dies gibt der Öffentlichkeit die Gewissheit, dass der Lebensmittelhersteller ihre Interessen im Blick hat und Produktrückrufe vermeiden möchte. Audits liefern Momentaufnahmen, die wichtige Entscheidungen im Bereich Lebensmittelsicherheit und -qualität unterstützen. Ein erfolgreiches Audit gewährleistet, dass das Unternehmen seine Produkte mit minimalem Risiko an Kunden verkaufen kann. Ein nicht erfolgreiches Audit hingegen deckt Verbesserungspotenziale im Unternehmen auf und zeigt, wo es an Lebensmittelsicherheit mangelt. Kennt man die häufigsten Abweichungen, kann man sein eigenes Lebensmittelsicherheitsprogramm überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen.

Top-Audit-Nichtkonformitäten

Einer der häufigsten Mängel bei SQF-Audits betrifft die Anforderung eines Programms zur Bekämpfung von Lebensmittelbetrug . Gemäß Klausel 2.7.2.1 müssen Sie sowohl Ihren Standort als auch Ihre Rohstoffe auf die Anfälligkeit für Lebensmittelbetrug prüfen. Der Hauptgrund für Mängel in diesem Bereich liegt typischerweise darin, dass das Programm zur Bekämpfung von Lebensmittelbetrug nicht alle erforderlichen Aspekte abdeckt. Um Mängel aufgrund dieser Klausel zu vermeiden, dokumentieren und pflegen Sie Ihren Risikominderungsplan. Überprüfen Sie Ihr Programm mindestens jährlich und planen Sie bei Bedarf Aktualisierungen ein. Verschiedene Tools unterstützen Sie dabei, den Erfolg Ihres Programms zur Bekämpfung von Lebensmittelbetrug sicherzustellen: Die PwC Vulnerability Assessment, die Food Fraud Database und Horizon Scan bieten entsprechende Dokumentation.

Die zweite wesentliche Abweichung betrifft eine kürzlich erfolgte Aktualisierung der achten Ausgabe, die Umweltüberwachungsprogramme vorschreibt. Jede Einrichtung ist nun verpflichtet, ein risikobasiertes Umweltüberwachungsprogramm zu führen. Stellen Sie sicher, dass Sie Risikobewertungen durchführen und ausreichend auf Umweltpathogene testen. Nach Abschluss der Risikobewertung können Sie die Ergebnisse auswerten, um die zu überwachenden Gefahren zu bestimmen. Ihr schriftliches Programm muss außerdem den Probenahme- und Testplan sowie die Anzahl der zu entnehmenden Proben und die Probenahmehäufigkeit festlegen. Begehen Sie das Werk, um Probenahmestellen zu finden und die Häufigkeit risikobasiert festzulegen. Sie können die Probenahme zusätzlich durch behördliche, branchenspezifische oder wissenschaftliche Richtlinien begründen. Sowohl das USDA als auch die FDA bieten unterstützende Leitfäden zur Begründung der Probenahmehäufigkeit an. Einige Branchenverbände, wie beispielsweise das American Frozen Food Institute, stellen ebenfalls hilfreiche Compliance-Richtlinien zur Verfügung. Führen Sie sorgfältige Aufzeichnungen über Probenahmen und Korrekturmaßnahmen nach negativen Ergebnissen. Durch die ordnungsgemäße Dokumentation können Sie die Ergebnisse analysieren, um Trendanalysen durchzuführen und etwaige Mängel zu beheben, um zukünftige Auditergebnisse zu verbessern.

Reinigung und Desinfektion sind für den Erfolg jedes Audits unerlässlich. Um in diesem Bereich optimale Ergebnisse zu erzielen, überprüfen Sie Ihr schriftliches Standardarbeitsverfahren für die Desinfektion (SSOP) sorgfältig. Jedes SSOP sollte die geeigneten Reinigungsverfahren für alle wichtigen Geräte in Ihrem Betrieb beschreiben. In dieser Dokumentation sollte auch das Verfahren zur Überprüfung der Desinfektionswirksamkeit enthalten sein. Führen Sie eine visuelle Vorinspektion sowie verschiedene ATP- oder Gesamtkeimzahlbestimmungen durch, um sicherzustellen, dass Sie Verschmutzungen und Mikroorganismen von den Geräten entfernt haben.

Als Nächstes sollten Sie unbedingt die Verfahren zur Überwachung der kritischen Kontrollpunkte (CCP) bzw. der präventiven Kontrollmaßnahmen behandeln . Führen Sie die präventiven Kontrollmaßnahmen gemäß den Vorgaben Ihres Lebensmittelsicherheitsplans in der dort festgelegten Häufigkeit und Weise durch. Dokumentieren Sie die präventiven Kontrollmaßnahmen und erläutern Sie, warum Sie die jeweiligen kritischen Kontrollpunkte ausgewählt haben und welche Grenzwerte gelten, um nachzuweisen, dass diese die identifizierten Gefahren wirksam kontrollieren. Bereiten Sie Ihr Personal für die CCP-Überwachung und -Verifizierung darauf vor, in Interviews angemessen zu antworten. Stellen Sie sicher, dass es seine Verantwortlichkeiten und die Einhaltung der Dokumentationspflichten sicher erläutern kann. Führen Sie jährliche Überprüfungen durch, um die Vollständigkeit und Richtigkeit Ihrer CCP-Aufzeichnungen zu gewährleisten.

Neben kritischen Kontrollpunkten ist es auch wichtig, sich mit der Schädlingsbekämpfung zu befassen. Zwei der zehn häufigsten Verstöße stehen im Zusammenhang mit Schädlingspräventionsprogrammen und Schädlingsaktivitäten. Durch die Implementierung eines wirksamen Schädlingsbekämpfungsprogramms können Sie die Nichtkonformitäten für beide Klauseln 11.2.12.2 und 11.2.12.1 begrenzen. Nachweise von Schädlingsaktivitäten, seien es Nagetiere, Schaben, Ameisen oder andere Schädlingsarten, führen zu schwerwiegenden Abweichungen bei Ihrem Audit. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die Schädlingsbekämpfung nicht selbst durchführen können, möchten Sie möglicherweise eine externe Schädlingsbekämpfungsorganisation beauftragen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, dies extern zu verwalten, stellen Sie sicher, dass sie alles tun, was Sie in Ihrem Programm beschrieben haben.

Ein weiterer schwerwiegender Verstoß fällt unter Abschnitt 2.5.5.1 für interne Audits und Inspektionen. Für interne Audits, die nicht dem SQF-Systemaudit angehören, gibt es zwei separate Komponenten: eine für das SQF-System und eine für Werksinspektionen. Um diesen Verstoß zu vermeiden, führen Sie eine Checkliste, die dokumentiert, dass Sie alle Elemente des Regelwerks prüfen. Führen Sie außerdem jährlich eine Überprüfung durch, um die Einhaltung dieses Abschnitts sicherzustellen.

Validierung und Effektivität sind weitere Faktoren bei schwerwiegenden Abweichungen. Abschnitt 2.5.1.1 spricht speziell die Validierung guter Herstellungspraktiken und kritischer Grenzwerte im Zusammenhang mit kritischen Kontrollpunkten oder vorbeugenden Kontrollen im Lebensmittelsicherheitsplan an. Um eine Nichtkonformität in diesem Teil des Codes zu vermeiden, validieren Sie Änderungen innerhalb des SQF-Systems jedes Mal, wenn Sie neue Produkte, Änderungen an Rohstoffen oder neue Ausrüstungsänderungen haben, mit einem Prozess, der angemessen nachweist, dass Sie die SQF-Systemverifizierung und -validierung durchgeführt haben .

Während des Prozesses

Wenn Sie während des Audits eine Nichtkonformität feststellen, gibt es Möglichkeiten, diese zu beheben. Kommunizieren Sie während des gesamten Prozesses eng mit dem Auditor. Dies hilft Ihnen, die Art der Nichtkonformität zu verstehen und diese anzufechten, wenn Sie nicht einverstanden sind, nachdem der Auditor das Problem erklärt hat. Machen Sie Vorher- und Nachher-Bilder von nicht konformen Bereichen, damit Sie später bei Korrekturmaßnahmen weitere Beweise vorlegen können. Korrigieren Sie Abweichungen so schnell wie möglich und weisen Sie den Auditor darauf hin. Durch schnelle Korrekturmaßnahmen demonstrieren Sie Ihr Engagement und Ihr Sponsoring. Bitten Sie den Auditor, die Ergebnisse jeden Tag in einem Abschlussmeeting zu überprüfen. Tägliche Besprechungen während des Audits stellen sicher, dass Sie mit festgestellten Abweichungen einverstanden sind. Bewerten Sie Ihre Bewertungen im letzten Exit-Meeting.

Nach der Prüfung

Besprechen Sie sich mit Ihrem Lebensmittelsicherheitsteam und arbeiten Sie eng mit diesem zusammen, um für jede Abweichung geeignete Korrekturmaßnahmen festzulegen. Untersuchen Sie jede Abweichung und ermitteln Sie die Ursache für die Abweichung von der Norm. Für jede Abweichung sollte ein Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmenprotokoll (CAPA) erstellt werden, das die zur Behebung der Abweichung sowie zukünftige Maßnahmen zur Verhinderung des erneuten Auftretens dokumentiert. Jede Zertifizierungsstelle stellt Formulare für Korrekturmaßnahmen bereit, die bis zu einem vom Auditor festgelegten Datum einzureichen sind. Nachdem Sie alle erforderlichen Dokumente ausgefüllt haben, kontaktieren Sie den Auditor, um sicherzustellen, dass die Abweichungen abgeschlossen sind. Obwohl nicht empfohlen, können Sie bei schwerwiegenden Einwänden gegen die Art der Abweichung Berufung einlegen. Jede Berufung wirkt sich jedoch auf Ihre Gesamtbewertung im Audit aus, daher sollten Sie äußerst vorsichtig vorgehen.

Abschließend…

Durch die regelmäßige Überwachung der von Ihnen eingerichteten Systeme können Sie viele Nichtkonformitäten vermeiden und sicherstellen, dass Sie bei jedem Audit – angekündigt oder unangekündigt – eine gute Leistung erbringen. Überprüfen Sie die Verfahren und treffen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Lebensmittelsicherheitsteam und dem SQF-Praktiker, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder bereit sind, auch wenn es einen Moment gibt. Regelmäßiges Training verbessert auch die Leistung, indem es das Gedächtnis aller auffrischt und Prozesse auf Kurs hält.

Zosi bietet Online-Schulungen an , mit denen Ihre Mitarbeiter flexibel und ortsunabhängig lernen können. Wenn möglich, sollten Sie für die erneute Bewertung einen externen Dienstleister beauftragen. So erhalten Sie unvoreingenommenes Feedback zu Ihren Prozessen und Empfehlungen für eventuell notwendige Änderungen im Rahmen der jährlichen Neubewertung. Kennen Sie Ihr Team, Ihre Prozesse und Ihre Einrichtung genau, um bei einem Audit keine Überraschungen zu erleben. Minimieren Sie ungenutzte Geräte und lassen Sie an Audittagen keine Fremdfirmen zu. Durch die Begrenzung externer Faktoren verringern Sie das Risiko, dass Abweichungen festgestellt werden.

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