Die 5 Faktoren, die effektive interne und externe Audits leiten

Geschrieben von Zosi-Team

Audits spielen auf grundlegender Ebene eine wesentliche Rolle für die erfolgreiche Produktion oder Herstellung von Lebensmitteln und Getränken.

Beide interne und externe Audits dienen als dokumentierter Beweis dafür, dass Unternehmen ihre Sorgfaltspflichten erfüllen, um ihre Lebensmittel angemessen vor unsicheren oder ungesicherten Praktiken zu schützen und so ihre Verbraucher vor potenziell unsicheren Produkten zu schützen.

ISO 19011 definiert Audits als „[den] systematischen, unabhängigen und dokumentierten Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und deren objektiver Bewertung, um zu bestimmen, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind.“ Wenn wir diese Aussage dekonstruieren, können wir mehrere Faktoren ableiten, die die Leitungsgremien für die Prüfung des Erfolgs von Lebensmittelsicherheitsstandards als zentral erachten:

1. Ethische Grundsätze
2. Systematisch
3. Unabhängig
4. Evidenzbasiert
5. Objektiv bewertet

Bei der Untersuchung dieser Grundsätze können wir die dynamische Beziehung zwischen internen und externen Audits weiter skizzieren.

Ethische Grundsätze

Das erste Prinzip aus der ISO-Audit-Definition spricht mehr als alles andere für Integrität. Ethisches Verhalten bezieht sich auf die offene und ehrliche Berichterstattung über die Ergebnisse Ihres Audits. Berücksichtigen Sie bei der Dokumentation der Ergebnisse Ihrer internen Audits alle Audit-Abweichungen auf die Sie vielleicht stoßen. Versuchen Sie, Ihre Einrichtung und Ihre Prozesse so zu betrachten, als ob sie von außen betrachtet würden, und entfernen Sie so viele Vorurteile wie möglich. Durch die Erfassung von Abweichungen und die Korrekturmaßnahmen Sie nehmen, wenn Sie sie finden, liefern externen Prüfern eine genauere Ausgangsbasis zum Vergleich und zeigen, dass Sie Versuche unternommen haben, sich auf der Grundlage Ihrer Ergebnisse zu verbessern. Bei der Durchführung eines SQF-Audits oder GMP-Audits beispielsweise überprüft ein Lebensmittelauditor Ihre Unterlagen zusätzlich zu den mündlichen Anfragen. Die Aufrechterhaltung ethischen Verhaltens und die genaue Vertretung Ihrer Einrichtung bestätigen Ihre Aussagen und stärken das Vertrauen bei Ihrem Lebensmittelprüfer und darüber hinaus bei Ihren Verbrauchern.

Systemisch

Das Wort systematisch kann verwendet werden, um „gebührende professionelle Sorgfalt“ zu implizieren. Ihr internes Audit sollte methodisch durchgeführt werden, mit einem zuvor festgelegten Umfang. Führen Sie jeden Schritt Ihres Audits gründlich durch und respektieren Sie Mitarbeiter, die während des Audits anwesend sind. Seien Sie bewusst, wie Sie Ihre Ergebnisse aufzeichnen, und verwenden Sie Vorlagendokumente, um die Konsistenz zu erhöhen. Wenn Sie Abweichungen feststellen, überprüfen Sie die Beweise, um sie mit anwesenden Mitarbeitern zu untermauern, und stellen Sie sicher, dass jeder die Begründung versteht. Das „systematische“ Prinzip knüpft an externe Audits an, da professionelle Auditoren, die BRC- (oder BRCGS-), SQF-, GMP- oder GFSI-Auditstandards bewerten, sehr geübt darin sind, wie sie Einrichtungen auditieren. In diesem Fall dient die interne Auditfunktion dazu, den externen Auditprozess nachzuahmen und den Auditabschluss zu rationalisieren.

Unabhängig

Das Erfolg von internen Audits ist darauf angewiesen, dass das Audit durch Mitarbeiter unterstützt wird, die außerhalb des auditierten Bereichs tätig sind. Die Unabhängigkeit stellt sicher, dass weder beabsichtigt noch unbeabsichtigt Interessenkonflikte bestehen. Mitarbeiter, die regelmäßig in dem Bereich arbeiten, bemerken möglicherweise keine subtilen Abweichungen von etablierten Verfahren oder sehen sichtbare Hinweise auf Nichtkonformitäten. GFSI-Standards schreiben vor, dass interne Audits von Mitarbeitern außerhalb der auditierten Abteilung durchgeführt werden müssen.

Evidenzbasierter Ansatz

Um auf ethisches Verhalten zurückzukommen, ist das Prinzip „objektiv bewertet“. Externe Lebensmittelauditoren können wiederholt in dieselbe Einrichtung kommen, müssen aber dennoch sicherstellen, dass ihre Audits unparteiisch und fair durchgeführt werden. Die Beseitigung der persönlichen Voreingenommenheit bei der Prüfung der Bedingungen schützt die Verbraucher, die im Wesentlichen darauf angewiesen sind. Die Beurteilung der Bedingungen und deren tatsächliche Dokumentation spiegelt einen hohen Standard wider und trägt zur Gewährleistung der Lebensmittelqualität und -sicherheit bei. Verwenden Sie detaillierte Vorlagen und Richtlinien, um Ihre internen Audits durchzuführen. Beobachten Sie regelmäßig auftretende Prozesse, um eine genaue Darstellung der Einhaltung von Richtlinien und Standards zu erhalten. Führen Sie interne Audits durch, um externe Audits zu simulieren, damit die Mitarbeiter angemessen vorbereitet sind und sich wohler fühlen, wenn externe Auditoren hinzukommen. Die objektive Bewertung des Zustands Ihrer Einrichtung, Dokumentation und Prozesse zeigt Integrität und stärkt das Vertrauen, das Ihre Marke unterstützt.

Zusammenfassung

Die Befolgung dieser Grundsätze hilft Ihnen, bei Ihren externen Audits die Note „Ausgezeichnet“ zu erhalten und mögliche Vorfälle zu minimieren. BRC-Audits unterscheiden sich von SQR-Audits, aber die Kenntnis der Prüfungsstandards hilft Ihnen, Ihre Verfahren angemessen zu gestalten und sich auf den Prüfungserfolg vorzubereiten. Erfahren Sie mehr über Best Practices für die interne Revision in unseren vollständig Online-Kursen Interne Revision – Grundlagen und Interne Revision – Fortgeschritten. Gewinnen Sie wertvolles Wissen und Ressourcen, um Ihren Weg zum Prüfungserfolg zu beginnen.

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