内部監査：「書き込み」のもの

投稿者 Zosiチーム

外部監査の準備をするとき、最善の準備はあなたです 内部監査システム。 多くの 不適合 自分でコントロールできないように見えるかもしれませんが、内部監査システムの背後にあるドキュメントを簡単に管理し、結果を強化することができます。

もちろん、あなたのプロセスはあなたの施設に依存していますが、いくつかは 文書化の実践 他よりも優れています。 さまざまな方法を検討し、長所と短所を比較検討して、どちらが最適かを判断します。

内部監査の実施は困難な作業のように思われるかもしれないので、多くの企業はウォークスルー方式に頼っています。 プロセスと従業員が期待どおりに実行されていることを確認するXNUMXつの方法は、施設内を歩き、発生​​したプロセスを視覚的に検査することです。 これは多くの施設にとって有効な方法と考えられていますが、サードパーティの監査プロセスをサポートするのに必ずしも十分ではありません。 観察の不一致に加えて、観察した内容の文書化が不足していると、サードパーティの監査の時期が来たときに不適合につながる可能性があります。

優れた文書による監査の不適合の防止

ウォークスルー方式よりも詳細なのは GFSIシステムチェックリスト。 観察している手順、人、製品、および設備の概要を明確にすることで、システム内の異常を見逃す可能性を減らすことができます。 施設がSQF、BRC、またはFSSC 22,000の対象である場合、GFSIシステムチェックリストには、確認する必要がある内容がXNUMX行ずつ詳しく説明されています。 さらに、内部監査で不適合を特定した場合は、是正措置登録を作成します。 問題が発生している場所、問題を修正するために実行されたアクション、および将来の再発を防ぐ方法を特定します。

施設を検査するときは、内部監査プロセスの詳細を必ず記録してください。 運用、品質保証、および保守の担当者を同席させて、あらゆる観点に対応できるようにします。 衛生状態の人を含めることはさらに有益です。 チェックリストに目を通すときは、特定の広告申込情報に近づくときに続行する前に、作成されたプログラムを確認する必要がある場合もあります。

カスタマイズされたチェックリスト

確立された施設のさらに効果的な方法は、特定の施設用にカスタマイズされたチェックリストです。これは、プラントの検査や特定のプロセスに使用できます。 カスタマイズされたチェックリスト 施設の内部監査を確保するために行う各ステップを監査人に案内します。 生産プロセスの各ポイントが監査されていることを確認するために必要なだけ詳細に説明できるため、チェックリストのすべての要素が確実に完了します。 アイテムを完成させる前に追加のドキュメントを確認する必要がある場合は、カスタマイズされたチェックリストを使用してこれを概説できます。 さらに、監査の目的と範囲を強化します。 このプロセスでレビューしようとしているものを適切に定義し、製品、プロセス、人、施設、またはこれらの要素の組み合わせの明確な指定を設定します。

カスタマイズされたチェックリストを使用することにより、プロセスを適切に完了したという証拠をサードパーティの監査人に提供する書面による記録が得られます。 文書化するときは、日付、開始時刻と終了時刻、期間、出席したチームメンバーなど、プロセスの詳細を必ず含めてください。 特定の検査結果を文書化し、見つけた不適合を特定し、取るべき是正措置を特定します。 作成するチェックリストは、監査人の経験に応じて、詳細にすることも制限することもできます。 より詳細なチェックリストを使用すると、経験の浅い内部監査人によるエラーの余地が少なくなります。 必要に応じて、または変更が発生したときにチェックリストを更新します。これには、製品、機器、または施設自体の変更が含まれます。 検査結果は、内部監査チームおよびその他の関係者が評価する必要があります。

すべてのチェックリストには、利点と欠点があります。 チェックリストを使用するときは、チェックリストの詳細がプロセス全体を動かさないようにしてください。 定義されているアイテムのみを検索するため、他の方法では明らかなものを見失う場合があります。 頭字語のSTOP（停止、思考、観察、続行）を使用して、内部監査で何も見落としていないことを確認します。 さまざまな時点でプロセスを停止し、実際に観察していることを評価します。 チェックリストの要件と、どの時点で行動を起こすことができるかを考えてください。 製造開始から出荷までの全プロセスを遵守してください。 従業員は手順を順守しており、設備と構造は適切であることに注意してください。 最後に、チェックリストの次のステップに進みます。 観察していることとアイテムの実際の要件を考慮に入れたら、チェックリストの次の要件でプロセスを繰り返すことができます。

まとめ

内部監査は必要ですが、外部監査プロセスの一部として役立ちます。 練習と時間の経過とともに、プロセスはより合理化され、ドキュメントはもう少し自然になります。 適切な記録と文書を保持することは、法的措置から会社を保護しますが、より重要なことに、消費者とブランドの追加のセキュリティとして機能します。 一貫したトレーニングにより、ベストプラクティスがさらに強化されます。 Zosiを使用すると、両方の内部監査要件を詳しく調べることができます。 Basic & 高度な内部監査コース。 今すぐ登録して詳細をご覧ください。

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