Geschrieben von Zosi-Team
Bei der Vorbereitung auf externe Audits sind Sie die beste Vorbereitung Internes Revisionssystem. Während viele Abweichungen mag außerhalb Ihrer Kontrolle erscheinen, können Sie die Dokumentation hinter Ihrem internen Revisionssystem einfach verwalten und Ihre Ergebnisse stärken.
Natürlich hängt Ihr Prozess von Ihrer Einrichtung ab, aber einige Dokumentationspraktiken sind besser als andere. Erkunden Sie verschiedene Methoden und wägen Sie die Vor- und Nachteile ab, um festzustellen, welche für Sie am besten geeignet ist.
Die Durchführung eines internen Audits mag eine entmutigende Aufgabe sein, daher greifen viele Unternehmen auf die Walk-Through-Methode zurück. Einfach durch Ihre Einrichtung zu gehen und eine visuelle Inspektion der Prozesse durchzuführen, wenn sie auftreten, ist eine Möglichkeit, um zu überprüfen, ob Ihre Prozesse und Mitarbeiter wie erwartet funktionieren. Obwohl dies für viele Einrichtungen als gültige Methode angesehen wird, reicht sie nicht immer aus, um einen Auditprozess durch Dritte zu unterstützen. Fehlende Dokumentation Ihrer Beobachtungen sowie Inkonsistenz der Beobachtung können zu einer Nichtkonformität führen, wenn es Zeit für Ihr Drittanbieter-Audit ist.
Verhindern von Audit-Nichtkonformitäten mit guter Dokumentation
Detaillierter als die Walk-Through-Methode ist die GFSI-System-Checkliste. Indem Sie einen klaren Überblick über die Verfahren, Personen, Produkte und Einrichtungen haben, die Sie beobachten, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Anomalien in Ihrem System übersehen werden. Wenn Ihre Einrichtung von SQF, BRC oder FSSC 22,000 abgedeckt ist, enthält die GFSI-Systemcheckliste Zeile für Zeile, was Sie überprüfen müssen. Wenn Sie in Ihrem internen Audit Abweichungen feststellen, erstellen Sie außerdem ein Korrekturmaßnahmenregister. Finden Sie heraus, wo ein Problem auftritt, welche Maßnahmen zur Behebung des Problems ergriffen wurden und wie Sie ein erneutes Auftreten in Zukunft verhindern können.
Achten Sie bei der Inspektion Ihrer Einrichtung darauf, die Einzelheiten Ihres internen Auditprozesses aufzuzeichnen. Lassen Sie Vertreter aus Betrieb, Qualitätssicherung und Wartung anwesend sein, um sicherzustellen, dass jeder Standpunkt berücksichtigt wird. Noch vorteilhafter ist es, auch jemanden aus der Sanitärbranche mit einzubeziehen. Wenn Sie die Checkliste durchgehen, müssen Sie möglicherweise auch schriftliche Programme überprüfen, bevor Sie fortfahren, wenn Sie sich bestimmten Werbebuchungen nähern.
Individuelle Checklisten
Eine noch effektivere Methode für etablierte Anlagen sind individuelle Checklisten für Ihre spezifische Anlage, die für Anlageninspektionen oder spezifische Prozesse verwendet werden können. Individuelle Checklisten führen Sie den Auditor durch jeden Schritt, den Sie unternehmen, um das interne Audit Ihrer Einrichtung sicherzustellen. Es stellt sicher, dass alle Elemente der Checkliste abgeschlossen sind, da Sie so detailliert wie nötig sein können, um sicherzustellen, dass jeder Punkt in Ihrem Produktionsprozess geprüft wird. Wenn vor dem Abschluss eines Artikels zusätzliche Dokumente überprüft werden müssen, können Sie dies mit einer benutzerdefinierten Checkliste skizzieren. Darüber hinaus werden die Prüfungsziele und der Prüfungsumfang gestärkt. Definieren Sie richtig, was Sie in diesem Prozess überprüfen möchten, und legen Sie klare Bezeichnungen für Produkte, Prozesse, Personen, Einrichtungen oder eine Kombination dieser Elemente fest.
Durch die Verwendung individuell angepasster Checklisten verfügen Sie über ein schriftliches Protokoll, das einem externen Prüfer den Nachweis liefert, dass Sie den Prozess angemessen abgeschlossen haben. Achten Sie beim Dokumentieren darauf, Details des Prozesses anzugeben, einschließlich Datum, Start- und Endzeit, Dauer und anwesende Teammitglieder. Dokumentieren Sie spezifische Inspektionsergebnisse und identifizieren Sie alle Abweichungen, die Sie finden, sowie die zu ergreifenden Korrekturmaßnahmen. Die von Ihnen erstellte Checkliste kann je nach Erfahrung des Auditors detailliert oder eingeschränkt sein. Mit detaillierteren Checklisten gibt es weniger Fehlermöglichkeiten bei weniger erfahrenen internen Auditoren. Aktualisieren Sie die Checkliste bei Bedarf oder bei Änderungen, einschließlich Änderungen am Produkt, der Ausrüstung oder der Einrichtung selbst. Die Inspektionsergebnisse müssen vom internen Auditteam und allen anderen relevanten Mitarbeitern bewertet werden.
Alle Checklisten haben ihre Vor- und Nachteile. Wenn Sie eine Checkliste verwenden, lassen Sie nicht zu, dass die Details der Checkliste den gesamten Prozess bestimmen. Manchmal verlieren Sie möglicherweise etwas aus den Augen, was sonst offensichtlich wäre, weil Sie nur nach den definierten Elementen suchen. Verwenden Sie das Akronym STOP – stoppen, denken, beobachten, fortfahren – um sicherzustellen, dass Sie nichts in Ihrem internen Audit übersehen. Stoppen Sie den Prozess an verschiedenen Stellen und bewerten Sie, was Sie wirklich beobachten. Überlegen Sie sich die Anforderungen der Checkliste und an welchen Stellen Sie Maßnahmen ergreifen können. Beobachten Sie den gesamten Prozess vom Beginn der Herstellung bis zum Versand; Beachten Sie, dass die Mitarbeiter die Verfahren einhalten und dass Ausrüstung und Struktur angemessen sind. Fahren Sie abschließend mit dem nächsten Schritt auf Ihrer Checkliste fort. Nachdem Sie Ihre Beobachtungen und die tatsächlichen Anforderungen an einen Artikel berücksichtigt haben, können Sie den Vorgang mit der nächsten Anforderung auf der Checkliste wiederholen.
Zusammenfassung
Interne Audits sind ein notwendiger, aber hilfreicher Teil Ihres externen Auditprozesses. Mit Übung und Zeit wird der Prozess schlanker und die Dokumentation etwas natürlicher. Die Führung ordnungsgemäßer Aufzeichnungen und Dokumentation schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Schritten, dient aber vor allem als zusätzliche Sicherheit für Ihre Verbraucher und Ihre Marke. Konsequentes Training stärkt die Best Practices weiter. Mit Zosi können Sie die Anforderungen der internen Revision sowohl mit unseren Basic und Fortgeschrittene Interne Revisionskurse. Erfahren Sie mehr, indem Sie sich noch heute anmelden.
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