Bewältigen Sie die interne Audit-Checkliste für Lebensmittelsicherheitsaudits

Geschrieben von Zosi-Team

Wenn es nicht aufgeschrieben ist, ist es nicht passiert. Die Durchführung Ihrer Due Diligence ist für Sie von entscheidender Bedeutung Lebensmittelsicherheitsaudit den Erfolg des Prozesses und damit eine erfolgreiche Produktion oder Fertigung.

Es gibt verschiedene Methoden, um Inspektionsergebnisse zu dokumentieren und eine effektive Checkliste für die interne Revision zu erstellen. Indem Sie jeden einzelnen untersuchen, werden Sie verstehen, wie Sie die Dokumentation angehen und vorbereiten, die für Ihre internen Auditverfahren am besten geeignet ist.

Exemplarische Vorgehensweisen für die interne Revision

Die erste Methode, die wir nicht empfehlen, besteht darin, einfach einen Rundgang durch Ihre Einrichtung zu machen und alle beobachteten Abweichungen aufzuzeichnen. Dieses interne Auditverfahren beweist keinem Zertifizierungsprozess durch Dritte, dass Sie einen strukturierten Angriffsplan, ein strukturiertes Ziel oder einen strukturierten Umfang im Zusammenhang mit der Inspektion hatten. Anlageninspektionen sind ein wichtiger Bestandteil des internen Auditprozesses. Sie müssen jedoch einen bestimmten Umfang und eine spezifische Dokumentation haben, um wirksam zu sein.

GFSI-Checklisten

Bei Audits gegen GFSI-Schemata wie z SQF, BRC und FSSC 2200 empfehlen wir die Verwendung der GFSI-Standardcheckliste für Ihr Audit. Die Verwendung eines standardisierten Dokuments stellt sicher, dass Ihr internes Revisionsteam alle behördlichen Anforderungen durchläuft, ohne Bereiche Ihrer Einrichtung oder Prozesse zu überspringen. Da diese Checklisten umfassend sind, teilen Sie sie in Unterteile auf und füllen Sie regelmäßig einen Teil des Standards aus, z. B. monatlich oder wöchentlich. Der interne Auditplan sollte sicherstellen, dass alle Teile des Standards je nach Standardanforderung vierteljährlich oder jährlich einem Audit unterzogen werden.

Maßgeschneiderte Checklisten für die interne Revision

Die dritte Methode der internen Auditdokumentation besteht darin, maßgeschneiderte Checklisten für Ihre Anlageninspektionen oder spezifische Prozesse zu verwenden. Diese Methode hat mehrere Vorteile, darunter:

• Leitet das Audit – Ihr internes Auditteam weiß genau, was es zu überprüfen hat
• Stellt den Abschluss aller Elemente sicher – Hilft den Auditoren, den gesamten Umfang des Audits zu berücksichtigen
• Verstärkt Ziel und Umfang – Definiert, ob Sie einen Prozess, ein Produkt oder Personen auditieren
• Fungiert als Aufzeichnung – stellt die Dokumentation bereit, die Dritte benötigen, um die gründliche Durchführung Ihres internen Audits nachzuweisen

Erstellen Sie Ihre individuelle Audit-Checkliste

Maßgeschneiderte Checklisten sind spezifisch für einzelne Einrichtungen. Es gibt jedoch allgemeine Elemente, die jede Einrichtung verwenden sollte. Dazu gehören Datum, Start- und Endzeit, geprüfte Bereiche und eine Aufzeichnung aller Mitglieder des internen Auditteams. Berücksichtigen Sie bei Anlageninspektionen (mindestens) die Einbeziehung von Vertretern von Betrieb, Qualitätssicherung, Hygiene und Wartung.

Ihre Checkliste sollte über allgemeine Punkte (Böden, Wände, Decken) hinausgehen und eine bereichsspezifische Untersuchung von Geräten, Prozessen, Produkthandhabung und Personen beinhalten. Sie benötigen also Platz, um jeden Inspektionsbereich und seine Ergebnisse zu dokumentieren. Raum lassen für Nichtkonformitäten aufzeichnen und Korrekturmaßnahmen. Identifizieren Sie ein Zieldatum und eine Person, die für Korrekturmaßnahmen verantwortlich ist, die nicht sofort abgeschlossen werden können. Denken Sie immer daran, nachzuverfolgen!

Überlegen Sie, welche Inhalte enthalten sein müssen und welche spezifischen Anforderungen für jeden einzelnen erforderlich sind, während Sie sich durch die Abteilungen bewegen. Identifizieren Sie die relevanten schriftlichen Programmanforderungen und Richtlinien zur Lebensmittelsicherheit, Ziele, Prozessinteraktionen, laufende Aktivitäten, Mitarbeiterkompetenzen und prozessbasierte Auditierungstechniken.

Verwalten der Checkliste für die interne Revision

Eine Audit-Checkliste kann je nach Erfahrungsstand Ihres Auditteams detailliert oder eingeschränkt sein. Weniger erfahrene Personen benötigen detailliertere Checklisten und umgekehrt. Aktualisieren Sie diese Checklisten nach Bedarf oder wenn in jedem Bereich Änderungen vorgenommen werden.

Die Ergebnisse der internen Revision sollten vom gesamten Team überprüft und an Vorgesetzte, Abteilungsleiter und die Geschäftsleitung verteilt werden.

Risiken bei der Verwendung des Checklisten-Ansatzes

Obwohl die Verwendung einer angepassten Checkliste empfohlen wird, ist der Prozess nicht ohne Risiken. Lassen Sie niemals zu, dass die Details der Checkliste den internen Auditprozess so weit führen, dass Ihr Team etwas Wichtiges für Ihre Einrichtung übersieht. Die Verwendung des Akronyms STOP hilft, dieses Risiko zu bekämpfen.

Manchmal ist es am besten, sich zurückzulehnen und zuzusehen. Dies hilft dem Auditteam, den Betrieb einer Abteilung zu sehen, zu verstehen und zu bewerten und die Prozesse um sie herum vollständig zu durchdenken.

Zosi-Ressourcen

Die Befolgung dieser Richtlinien hilft Ihnen, interne Revisionserfolge zu erzielen und wiederum gute Noten für Ihre externe Revision zu erhalten. Erfahren Sie mehr über Best Practices für die interne Revision und erhalten Sie Experteneinblicke in Dokumentationsverfahren in unseren vollständig Online-Kursen Interne Revision-Grundlagen und Interne Revision – Fortgeschritten.

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