Veröffentlicht vom Zosi-Team
Was nicht dokumentiert ist, hat nicht stattgefunden. Sorgfältige Prüfung ist daher unerlässlich für den Erfolg Ihres Lebensmittelsicherheitsaudits und somit auch für eine erfolgreiche Produktion oder Herstellung.
Es gibt verschiedene Methoden, um Inspektionsergebnisse zu dokumentieren und eine effektive Checkliste für die interne Revision zu erstellen. Indem Sie jeden einzelnen untersuchen, werden Sie verstehen, wie Sie die Dokumentation angehen und vorbereiten, die für Ihre internen Auditverfahren am besten geeignet ist.
Exemplarische Vorgehensweisen für die interne Revision
Die erste Methode, die wir nicht empfehlen, besteht darin, einfach einen Rundgang durch Ihre Einrichtung zu machen und alle beobachteten Abweichungen aufzuzeichnen. Dieses interne Auditverfahren beweist keinem Zertifizierungsprozess durch Dritte, dass Sie einen strukturierten Angriffsplan, ein strukturiertes Ziel oder einen strukturierten Umfang im Zusammenhang mit der Inspektion hatten. Anlageninspektionen sind ein wichtiger Bestandteil des internen Auditprozesses. Sie müssen jedoch einen bestimmten Umfang und eine spezifische Dokumentation haben, um wirksam zu sein.
GFSI-Checklisten
Bei Audits nach GFSI-Standards wie SQF , BRC und FSSC 2200 empfehlen wir die Verwendung der GFSI-Standardcheckliste. Ein standardisiertes Dokument stellt sicher, dass Ihr internes Auditteam alle regulatorischen Anforderungen erfüllt und keine Bereiche Ihrer Einrichtung oder Prozesse auslässt. Da diese Checklisten umfassend sind, sollten Sie sie in Unterabschnitte gliedern und regelmäßig, beispielsweise monatlich oder wöchentlich, einen Teil des Standards bearbeiten. Der interne Auditplan sollte gewährleisten, dass alle Teile des Standards je nach Anforderung vierteljährlich oder jährlich geprüft werden.
Maßgeschneiderte Checklisten für die interne Revision
Die dritte Methode der internen Auditdokumentation besteht darin, maßgeschneiderte Checklisten für Ihre Anlageninspektionen oder spezifische Prozesse zu verwenden. Diese Methode hat mehrere Vorteile, darunter:
- Leitet das Audit – Ihr internes Auditteam weiß genau, was es zu überprüfen hat
- Stellt den Abschluss aller Elemente sicher – Hilft den Auditoren, den gesamten Umfang des Audits zu berücksichtigen
- Verstärkt Ziel und Umfang – Definiert, ob Sie einen Prozess, ein Produkt oder Personen auditieren
- Fungiert als Aufzeichnung – stellt die Dokumentation bereit, die Dritte benötigen, um die gründliche Durchführung Ihres internen Audits nachzuweisen
Erstellen Sie Ihre individuelle Audit-Checkliste
Maßgeschneiderte Checklisten sind spezifisch für einzelne Einrichtungen. Es gibt jedoch allgemeine Elemente, die jede Einrichtung verwenden sollte. Dazu gehören Datum, Start- und Endzeit, geprüfte Bereiche und eine Aufzeichnung aller Mitglieder des internen Auditteams. Berücksichtigen Sie bei Anlageninspektionen (mindestens) die Einbeziehung von Vertretern von Betrieb, Qualitätssicherung, Hygiene und Wartung.
Ihre Checkliste sollte über allgemeine Punkte (Böden, Wände, Decken) hinausgehen und eine bereichsspezifische Prüfung von Ausrüstung, Prozessen, Produkthandhabung und Personal umfassen. Sie benötigen daher Platz, um jeden Inspektionsbereich und dessen Ergebnisse zu dokumentieren. Planen Sie Raum für die Erfassung von Abweichungen und Korrekturmaßnahmen ein . Legen Sie einen Zieltermin und die verantwortliche Person für Korrekturmaßnahmen fest, die nicht sofort abgeschlossen werden können. Vergessen Sie nicht, die Maßnahmen nachzuverfolgen!
Überlegen Sie, welche Inhalte enthalten sein müssen und welche spezifischen Anforderungen für jeden einzelnen erforderlich sind, während Sie sich durch die Abteilungen bewegen. Identifizieren Sie die relevanten schriftlichen Programmanforderungen und Richtlinien zur Lebensmittelsicherheit, Ziele, Prozessinteraktionen, laufende Aktivitäten, Mitarbeiterkompetenzen und prozessbasierte Auditierungstechniken.
Verwalten der Checkliste für die interne Revision
Eine Audit-Checkliste kann je nach Erfahrungsstand Ihres Auditteams detailliert oder eingeschränkt sein. Weniger erfahrene Personen benötigen detailliertere Checklisten und umgekehrt. Aktualisieren Sie diese Checklisten nach Bedarf oder wenn in jedem Bereich Änderungen vorgenommen werden.
Die Ergebnisse der internen Revision sollten vom gesamten Team überprüft und an Vorgesetzte, Abteilungsleiter und die Geschäftsleitung verteilt werden.
Risiken bei der Verwendung des Checklisten-Ansatzes
Obwohl die Verwendung einer angepassten Checkliste empfohlen wird, ist der Prozess nicht ohne Risiken. Lassen Sie niemals zu, dass die Details der Checkliste den internen Auditprozess so weit führen, dass Ihr Team etwas Wichtiges für Ihre Einrichtung übersieht. Die Verwendung des Akronyms STOP hilft, dieses Risiko zu bekämpfen.
Manchmal ist es am besten, sich zurückzulehnen und zuzusehen. Dies hilft dem Auditteam, den Betrieb einer Abteilung zu sehen, zu verstehen und zu bewerten und die Prozesse um sie herum vollständig zu durchdenken.
Zosi-Ressourcen
Die Einhaltung dieser Richtlinien hilft Ihnen, interne Audits erfolgreich durchzuführen und dadurch auch bei externen Audits Bestnoten zu erzielen. Erfahren Sie mehr über Best Practices im Bereich der internen Revision und gewinnen Sie Expertenwissen zu Dokumentationsverfahren in unseren vollständig online verfügbaren Kursen „ Interne Revision – Grundlagen “ und „Interne Revision – Fortgeschritten“.
