Publicado pela Equipe Zosi
A melhor preparação para uma auditoria externa é aperfeiçoar seus processos de auditoria interna . Embora os procedimentos de cada instalação sejam únicos, de acordo com sua operação e produtos, você pode aplicar as seguintes boas práticas de processo de auditoria interna para realizar e avaliar auditorias eficazes em sua instalação.
Iniciar o processo de auditoria interna
Com o cronograma de auditoria concluído, é hora de iniciar o processo de auditoria interna . O auditor líder solicitará a auditoria e identificará os membros da equipe apropriados e necessários para a auditoria em questão. No mínimo, uma equipe de auditoria para auditorias departamentais (como auditorias de BPF) deve incluir representantes dos departamentos de Operações, Garantia da Qualidade, Manutenção e Higienização, se disponíveis. Indivíduos individuais podem realizar outros tipos de auditorias do sistema GFSI, mas isso fica a critério do auditor líder.
Com a equipe de auditoria interna designada, você deve definir a auditoria, os objetivos, o escopo e os critérios. Considere:
- Que tipo de auditoria sua equipe realizará? É contra um padrão específico?
- A auditoria interna incluirá departamentos ou toda a empresa? Um produto específico? Um processo individual? Sua instalação como um todo?
- Qual é a duração prevista da auditoria? Quanto tempo sua equipe e o auditado devem reservar?
- Como os resultados da auditoria devem ser documentados?
Agende a Auditoria
Em seguida, determine a viabilidade de sua auditoria. Considere o tempo e os recursos disponíveis para você em termos de sua equipe de auditoria e do auditado. Escolha um horário que seja mutuamente aceitável para todas as partes. Lembre-se de que sua equipe de auditoria deve ser independente da área que está sendo auditada.
Informe o (s) auditado (s) sobre a data, hora, escopo e membros da equipe selecionados para concluir a auditoria. A exceção a esta regra é a auditoria não anunciada. Uma empresa pode optar por realizar uma auditoria sem aviso prévio para ter uma representação mais precisa do que está acontecendo em uma planta, sem qualquer preparação prévia.
Revisão de Documentação
Uma vez iniciada e programada, sua equipe de auditoria deve concluir uma revisão da documentação. Isso ajuda sua equipe a compreender os requisitos de todos os principais programas que passam pela auditoria, para que saibam o que procurar e possam verificar esses programas com confiança. A equipe de auditoria interna também deve examinar os registros de auditoria anteriores para refrescar a memória de quaisquer não conformidades que necessitem de reinspeção.
Crie o Plano de Auditoria Interna
Como você alocará seu tempo entre definir o escopo, revisar a documentação, realizar a auditoria e registrar os resultados? Esta responsabilidade recai mais uma vez sobre o auditor líder de segurança alimentar. Uma parte integrante da montagem do plano de auditoria é preparar quaisquer documentos que sua equipe possa usar para concluir o processo de auditoria interna, como listas de verificação. Esta lista de verificação agiliza e protege o processo de auditoria interna.
Realizar a auditoria
Suas atividades de auditoria interna no local precisam começar com uma reunião de abertura. Inclua os membros da equipe de auditoria interna e representantes do auditado para que eles possam se familiarizar e concordar com o escopo da auditoria. Seja direto sobre o processo de comunicação necessário durante o processo de auditoria. Você precisará entrevistar funcionários? Que tipo de perguntas você fará?
Uma reunião de abertura de auditoria de terceiros deve incluir membros de todos os departamentos submetidos à auditoria. Durante a auditoria, o auditor deve ter uma escolta ao redor da instalação para garantir a segurança de todos.
Agora, a coisa fica séria – sua auditoria começa, e a equipe de auditoria interna deve coletar e verificar as informações necessárias, conforme indicado em suas listas de verificação. As melhores práticas de auditoria interna ditam a observação direta como parte integrante do processo de auditoria. As observações diretas garantem que os funcionários sigam os programas exatamente como foram elaborados. Os registros em andamento também podem fazer parte da auditoria para assegurar que estejam sendo preenchidos de maneira precisa e dentro do prazo.
Gerar resultados de auditoria
Em seguida, você gerará resultados de auditoria. Este é um resumo de suas observações - áreas de conformidade e não-conformidades. Para o último, você deve designar uma classificação: são menores, maiores ou críticos? Essas classificações devem ser comunicadas ao auditado ao final da auditoria.
Conduzir Reunião de Encerramento
Prepare suas conclusões de auditoria com atenção ao que você compartilhará durante a reunião de encerramento. Sempre comece esta reunião apontando os pontos positivos. Agradeça ao auditado por seu tempo e pelas cortesias estendidas à equipe de auditoria. Chame as boas práticas de treinamento de funcionários, conformidade com GMP, saneamento, manutenção e assim por diante. A partir daqui, discuta os detalhes de quaisquer não conformidades. Explique a norma que originou o problema, as evidências objetivas encontradas e que evidências o auditado deve apresentar para verificar suas ações corretivas.
Prepare o Relatório de Auditoria Interna
O relatório de auditoria interna pode ser feito no local ou externamente. O formato deste documento é flexível para o tipo de auditoria realizada. O auditado, a alta administração e os consumidores podem ter acesso a este relatório e, portanto, deve ser preciso, completo e conciso. O relatório de auditoria interna deve incluir uma seção de conclusão, identificar o número total de não conformidades em conjunto com alguma classificação para uma pontuação ou nota.
Depois de concluído, o auditor líder deve realizar uma revisão técnica. Para auditorias de terceiros, isso é feito por um organismo de certificação. Emita o relatório dentro de um período de tempo acordado, normalmente dentro de sete dias.
Conclusão
As melhores práticas de auditoria interna ajudam a garantir que o processo transcorra sem problemas para todos os envolvidos e levam à melhoria contínua. Seguindo as diretrizes acima, sua equipe de auditoria interna realizará uma avaliação eficaz que atenda às exigências do seu cronograma de auditorias e assegure o sucesso das auditorias externas.
