Escrito por Equipe Zosi
Ao se preparar para auditorias externas, a melhor preparação é o seu sistema de auditoria interna. Enquanto muitos não conformidades pode parecer fora de seu controle, você pode gerenciar facilmente a documentação por trás de seu sistema de auditoria interna e fortalecer seus resultados.
Claro, seu processo depende de suas instalações, mas alguns práticas de documentação são melhores do que outros. Explore diferentes métodos e pondere os prós e os contras para determinar qual é o melhor para você.
A realização de uma auditoria interna pode parecer uma tarefa difícil, por isso muitas empresas recorrem ao método passo a passo. Simplesmente percorrer suas instalações e realizar uma inspeção visual dos processos à medida que ocorrem é uma forma de verificar se seus processos e funcionários estão funcionando conforme o esperado. Embora seja considerado um método válido para muitas instalações, nem sempre é suficiente para apoiar um processo de auditoria de terceiros. A falta de documentação do que você observa, além da inconsistência da observação, pode levar a uma não conformidade quando chegar a hora de sua auditoria de terceiros.
Prevenção de não conformidades de auditoria com boa documentação
Mais detalhado do que o método passo a passo é o Lista de verificação do sistema GFSI. Por ter uma descrição clara dos procedimentos, pessoas, produtos e instalações que você está observando, você reduz a chance de anormalidades ausentes em seu sistema. Se sua instalação for coberta pelo SQF, BRC ou FSSC 22,000, a Lista de verificação do sistema GFSI detalha linha por linha o que você precisa verificar. Além disso, ao identificar não conformidades em sua auditoria interna, crie um Registro de Ação Corretiva. Identifique onde você tem um problema, que ação foi tomada para corrigi-lo e como você irá prevenir qualquer recorrência no futuro.
Ao inspecionar suas instalações, certifique-se de registrar os detalhes do seu processo de auditoria interna. Tenha representantes de operações, garantia de qualidade e manutenção presentes para garantir que todos os pontos de vista sejam atendidos. É ainda mais benéfico incluir alguém do saneamento também. Ao examinar a lista de verificação, você também pode precisar revisar os programas escritos antes de continuar ao abordar certos itens de linha.
Listas de verificação personalizadas
Um método ainda mais eficaz para instalações estabelecidas são listas de verificação personalizadas para sua instalação específica, que podem ser usadas para inspeções de instalações ou processos específicos. Listas de verificação personalizadas guie o auditor em cada etapa que você dá para proteger a auditoria interna de sua instalação. Isso garante que todos os elementos da lista de verificação sejam preenchidos, porque você pode ser tão detalhado quanto necessário para verificar se cada ponto em seu processo de produção é auditado. Se documentos adicionais precisam ser revisados antes de completar um item, você pode delinear isso com uma lista de verificação personalizada. Além disso, reforça os objetivos e o escopo da auditoria. Defina adequadamente o que você está tentando revisar neste processo, definindo designações claras para produtos, processos, pessoas, instalações ou uma combinação de qualquer um desses elementos.
Ao usar listas de verificação customizadas, você tem um registro por escrito que fornece evidência a um auditor terceirizado de que você concluiu o processo de forma adequada. Ao documentar, certifique-se de incluir detalhes do processo, incluindo data, hora de início e término, duração e membros da equipe que estiveram presentes. Documente os resultados específicos da inspeção e identifique quaisquer não conformidades que encontrar, bem como as ações corretivas a serem tomadas. A lista de verificação que você cria pode ser detalhada ou limitada, dependendo da experiência do auditor. Com listas de verificação mais detalhadas, há menos espaço para erros com auditores internos menos experientes. Atualize a lista de verificação conforme necessário ou conforme as mudanças ocorram, incluindo mudanças no produto, equipamento ou nas próprias instalações. Os resultados da inspeção precisam ser avaliados pela equipe de auditoria interna e qualquer outro pessoal relevante.
Todas as listas de verificação têm seus benefícios e suas desvantagens. Ao usar uma lista de verificação, não deixe que os detalhes da lista de verificação conduzam todo o processo. Às vezes, você pode perder de vista algo que, de outra forma, seria óbvio, porque procura apenas os itens que estão definidos. Use a sigla STOP - pare, pense, observe, prossiga - para verificar se você não está negligenciando nada em sua auditoria interna. Pare o processo em diferentes pontos e avalie o que você está realmente observando. Pense nos requisitos da lista de verificação e em que pontos você pode agir. Observe todo o processo desde o início da fabricação até o embarque; observe que os funcionários estão cumprindo os procedimentos e que os equipamentos e estrutura são adequados. Por fim, prossiga para a próxima etapa de sua lista de verificação. Depois de levar em consideração o que está observando e os requisitos reais de um item, você pode repetir o processo com o próximo requisito da lista de verificação.
Conclusão
As auditorias internas são uma parte necessária, mas útil, de seu processo de auditoria externa. Com prática e tempo, o processo se torna mais ágil e a documentação um pouco mais natural. Manter registros e documentação adequados protege sua empresa de ações judiciais, mas, o que é mais importante, atua como segurança adicional para seus consumidores e sua marca. O treinamento consistente reforça ainda mais as melhores práticas. Com o Zosi, você pode se aprofundar nos requisitos de auditoria interna com nossos Basico e Cursos de Auditoria Interna Avançada. Saiba mais inscrevendo-se hoje.
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