Publicado pela Equipe Zosi
Se não estiver documentado, não aconteceu. Realizar a devida diligência é vital para o sucesso do seu processo de auditoria de segurança alimentar e, consequentemente, para o sucesso da produção ou fabricação.
Existem diferentes métodos para documentar os resultados da inspeção e elaborar uma lista de verificação de auditoria interna eficaz. Ao explorar cada um, você entenderá como abordar e preparar a documentação que funciona melhor para seus procedimentos de auditoria interna.
Walkthroughs de auditoria interna
O primeiro método, e um que não recomendamos, é simplesmente fazer um walkthrough de sua instalação e registrar quaisquer não conformidades observadas. Este procedimento de auditoria interna não prova a nenhum processo de certificação de terceiros que você tinha um plano estruturado de ataque, objetivo ou escopo associado à inspeção. As inspeções de fábrica são uma parte crítica do processo de auditoria interna. No entanto, eles precisam ter escopo e documentação específicos para serem eficazes.
Listas de verificação GFSI
Se a auditoria for realizada de acordo com normas GFSI, como SQF , BRC e FSSC 2200, recomendamos o uso do checklist padrão da GFSI. A utilização de um documento padronizado garante que sua equipe de auditoria interna verifique cada requisito regulamentar, sem negligenciar nenhuma área de suas instalações ou processos. Como esses checklists são abrangentes, divida-os em subseções e complete uma parte do padrão regularmente, como mensalmente ou semanalmente. O cronograma de auditoria interna deve garantir que todas as partes do padrão sejam auditadas trimestralmente ou anualmente, dependendo do requisito da norma.
Listas de verificação de auditoria interna personalizadas
O terceiro método de documentação de auditoria interna é usar listas de verificação personalizadas para as inspeções de sua planta ou processos específicos. Existem vários benefícios para este método, incluindo:
- Orienta a auditoria - Sua equipe de auditoria interna saberá exatamente o que revisar
- Garante a conclusão de todos os elementos - Ajuda os auditores a abordar todo o escopo da auditoria
- Reforça o objetivo e o escopo - define se você está auditando um processo, produto ou pessoas
- Atua como um registro - fornece a documentação de que terceiros precisam para provar a conclusão completa de sua auditoria interna
Configurando sua lista de verificação de auditoria personalizada
Listas de verificação personalizadas são específicas para instalações individuais. No entanto, existem itens gerais que todas as instalações devem utilizar. Isso inclui a data, hora de início e término, áreas sob auditoria e um registro de todos os membros da equipe de auditoria interna. Para inspeções de planta, considere (no mínimo) incluir representantes de Operações, Garantia de Qualidade, Saneamento e Manutenção.
Sua lista de verificação deve ir além de itens gerais (pisos, paredes, tetos) e incluir uma análise específica de cada área, abrangendo equipamentos, processos, manuseio de produtos e pessoas. Portanto, você precisará de espaço para documentar cada área de inspeção e seus resultados. Deixe espaço para registrar não conformidades e ações corretivas . Defina uma data-alvo e um responsável pelas ações corretivas que não puderem ser concluídas imediatamente. E lembre-se sempre de fazer o acompanhamento!
Considere qual conteúdo precisa ser incluído e os requisitos específicos de cada um conforme você avança pelos departamentos. Identifique os requisitos do programa por escrito e as políticas de segurança alimentar, objetivos, interações de processos, atividades em andamento, competências da equipe e técnicas de auditoria baseadas em processos.
Gerenciando a Lista de Verificação de Auditoria Interna
Uma lista de verificação de auditoria pode ser detalhada ou limitada, dependendo do nível de experiência de sua equipe de auditoria. Indivíduos menos experientes precisam de listas de verificação mais detalhadas e vice-versa. Atualize essas listas de verificação conforme necessário ou conforme as mudanças ocorram em cada área.
Os resultados da auditoria interna devem ser analisados por toda a equipe e divulgados aos supervisores, gerentes de departamento e liderança sênior.
Riscos de usar a abordagem de lista de verificação
Embora seja recomendado o uso de uma lista de verificação personalizada, o processo apresenta riscos. Nunca deixe os detalhes da lista de verificação conduzirem o processo de auditoria interna a um ponto em que sua equipe negligencie algo crucial para suas instalações. Usar a sigla STOP ajuda a combater esse risco.
Às vezes, o melhor curso de ação é sentar e assistir. Isso ajuda a equipe de auditoria a ver, entender e avaliar a operação de um departamento, pensando completamente nos processos que acontecem ao seu redor.
Recursos Zosi
Seguir estas diretrizes ajuda você a obter sucesso na auditoria interna e, consequentemente, receber notas altas na auditoria externa. Saiba mais sobre as melhores práticas de auditoria interna e obtenha conhecimento especializado sobre procedimentos de documentação em nossos cursos totalmente online: Auditoria Interna - Básico e Auditoria Interna - Avançado.
