Zosiチームによる投稿
記録に残されていなければ、それは起こらなかったことになる。デューデリジェンスをきちんと行うことは、食品安全監査プロセスの成功、ひいては生産・製造の成功にとって不可欠である。
検査結果を文書化し、効果的な内部監査チェックリストを作成するには、さまざまな方法があります。 それぞれを調査することで、内部監査手順に最適なドキュメントにアプローチして準備する方法を理解できます。
内部監査のウォークスルー
最初の方法、およびお勧めしない方法は、施設のウォークスルーを実行し、観察された不適合を記録することです。 この内部監査手順は、検査に関連する攻撃、目的、または範囲の構造化された計画があったことをサードパーティの認証プロセスに証明するものではありません。 プラント検査は、内部監査プロセスの重要な部分です。 ただし、効果を上げるには、特定の範囲とドキュメントが必要です。
GFSIチェックリスト
SQF 、BRC、FSSC 2200などのGFSIスキームに準拠した監査を実施する場合は、GFSI標準チェックリストを使用することをお勧めします。標準化された文書を使用することで、内部監査チームは施設やプロセスのあらゆる領域を漏れなく確認し、各規制要件を確実に満たすことができます。これらのチェックリストは包括的な内容となっているため、細分化して、基準の一部を毎月または毎週といった定期的な頻度で実施してください。内部監査スケジュールでは、基準の要件に応じて、基準のすべての項目が四半期ごとまたは年1回監査されるようにする必要があります。
カスタマイズされた内部監査チェックリスト
XNUMX番目の内部監査文書化方法は、プラント検査または特定のプロセスにカスタマイズされたチェックリストを使用することです。 この方法には、次のようないくつかの利点があります。
- 監査をガイドします–内部監査チームは何をレビューすべきかを正確に知っています
- すべての要素の完了を保証–監査人が監査の全範囲に対処するのに役立ちます
- 目的と範囲を強化する–プロセス、製品、または人のいずれを監査するかを定義します
- 記録として機能–内部監査の完全な完了を証明するために第三者が必要とする文書を提供します
カスタマイズされた監査チェックリストの設定
カスタマイズされたチェックリストは、個々の施設に固有のものです。 ただし、すべての施設で利用すべき一般的な項目があります。 これらには、日付、開始時間と終了時間、監査対象領域、およびすべての内部監査チームメンバーの記録が含まれます。 プラントの検査については、（少なくとも）運用、品質保証、衛生および保守の代表者を含めることを検討してください。
チェックリストには、一般的な項目（床、壁、天井など）だけでなく、設備、工程、製品の取り扱い、担当者といった特定のエリアの検査項目も含める必要があります。そのため、検査した各エリアとその結果を記録するスペースを確保してください。不適合事項と是正措置を記録するためのスペースも確保しましょう。すぐに完了できない是正措置については、目標期日と担当者を指定してください。そして、必ずフォローアップを忘れずに行いましょう。
部門を移動するときは、含める必要のあるコンテンツとそれぞれの特定の要件を検討してください。 関連する書面によるプログラム要件と食品安全ポリシー、目的、プロセスの相互作用、進行中の活動、スタッフの能力、およびプロセスベースの監査手法を特定します。
内部監査チェックリストの管理
監査チェックリストは、監査チームの経験レベルに応じて、詳細または制限される場合があります。 経験の浅い個人は、より詳細なチェックリストを必要とし、その逆も同様です。 これらのチェックリストは、必要に応じて、または各領域で変更が発生したときに更新してください。
内部監査の結果は、チーム全体でレビューされ、監督者、部門マネージャー、および上級管理職に回覧される必要があります。
チェックリストアプローチを使用するリスク
カスタマイズされたチェックリストを使用することをお勧めしますが、このプロセスにはリスクが伴います。 チェックリストの詳細によって、内部監査プロセスが、チームが施設にとって重要な何かを見落とすほどになることのないようにしてください。 頭字語STOPを使用すると、このリスクに対処するのに役立ちます。
時々、最善の行動は座って見守ることです。 これにより、監査チームは部門の業務を確認、理解、評価し、部門の周囲で発生しているプロセスを十分に検討することができます。
Zosiリソース
これらのガイドラインに従うことで、内部監査を成功させ、ひいては外部監査で高い評価を得ることができます。内部監査のベストプラクティスについてさらに詳しく学び、文書化手順に関する専門的な知見を得るには、完全オンラインコース「内部監査基礎」と「内部監査上級」をご利用ください。
