posté par Équipe Zosi
La meilleure préparation à un audit externe est de perfectionner votre Audit interne processus. Bien que les procédures de chaque établissement soient propres à son exploitation et à ses produits, vous pouvez appliquer les meilleures pratiques de processus d'audit interne suivantes pour effectuer et évaluer des évaluations efficaces dans votre établissement.
Lancer le processus d'audit interne
Une fois votre calendrier d'audit terminé, il est temps de commencer le Audit interne traiter. L'auditeur principal demandera l'audit et identifiera les membres de l'équipe appropriés et nécessaires pour l'audit en question. Au minimum, une équipe d'audit pour les audits départementaux (comme les audits BPF) doit comprendre des représentants des services d'exploitation, d'assurance qualité, de maintenance et d'assainissement, le cas échéant. Des individus isolés peuvent effectuer d'autres types d'audits du système GFSI, mais cela reste à la discrétion de l'auditeur principal.
Avec la équipe d'audit interne assigné, vous devez définir l'audit, les objectifs, la portée et les critères. Envisager:
- Quel type d'audit votre équipe effectuera-t-elle ? Est-ce contre une norme spécifique?
- L'audit interne inclura-t-il les départements ou l'ensemble de l'entreprise ? Un produit spécifique ? Un processus individuel ? Votre installation dans son ensemble ?
- Quelle est la durée prévue de l'audit ? Combien de temps votre équipe et l'audité doivent-ils prévoir ?
- Comment les résultats de l'audit doivent-ils être documentés ?
Planifier l'audit
Ensuite, déterminez la faisabilité de votre audit. Tenez compte du temps et des ressources dont vous disposez en termes à la fois de votre équipe d'audit et de l'audité. Choisissez un moment qui est mutuellement acceptable pour toutes les parties. Gardez à l'esprit que votre équipe d'audit doit être indépendante du domaine audité.
Informez le(s) audité(s) de la date, de l'heure, de la portée et des membres de l'équipe sélectionnés pour terminer l'audit. L'exception à cette règle est l'audit inopiné. Une entreprise peut choisir de mener un audit inopiné pour avoir une représentation plus précise de ce qui se passe dans une usine sans aucune préparation préalable.
Examen de la documentation
Une fois lancée et planifiée, votre équipe d'audit doit effectuer un examen de la documentation. Cela aide votre équipe à comprendre les exigences de tous les programmes majeurs soumis à l'audit, afin qu'elle sache ce qu'elle doit rechercher et puisse vérifier ces programmes en toute confiance. L'équipe d'audit interne doit également examiner les dossiers d'audit précédents pour se rafraîchir la mémoire de toute non-conformité nécessitant une réinspection.
Créer le plan d'audit interne
Comment allez-vous répartir votre temps entre la définition de la portée, l'examen de la documentation, la réalisation de l'audit et l'enregistrement des résultats ? Cette responsabilité incombe à nouveau à l'auditeur principal de la sécurité alimentaire. Une partie intégrante de l'élaboration du plan d'audit consiste à préparer tous les documents que votre équipe peut utiliser pour terminer le processus d'audit interne, tels que les listes de contrôle. Cette liste de contrôle rationalise et protège le processus d'audit interne.
Effectuer l'audit
Vos activités d'audit interne sur site doivent commencer par une réunion d'ouverture. Incluez les membres de l'équipe d'audit interne et les représentants de l'audité afin qu'ils puissent se familiariser et accepter la portée de l'audit. Soyez franc sur le processus de communication requis pendant le processus d'audit. Aurez-vous besoin d'interviewer des employés? Quels types de questions poserez-vous ?
Une réunion d'ouverture de l'audit par un tiers doit inclure des membres de tous les départements soumis à l'audit. Pendant l'audit, l'auditeur doit avoir une escorte autour de l'installation pour assurer la sécurité de tous.
Maintenant, le caoutchouc rencontre la route - votre audit commence, et l'équipe d'audit interne doit collecter et vérifier les informations nécessaires comme indiqué par leurs listes de contrôle. Bonnes pratiques d'audit interne dicter l'observation directe comme partie intégrante du processus d'audit. Les observations directes garantissent que les employés suivent les programmes exactement tels qu'ils sont rédigés. Les enregistrements actuels en cours peuvent également faire partie de l'audit pour s'assurer qu'ils sont complétés en temps opportun et de manière précise.
Générer des résultats d'audit
Ensuite, vous générerez les résultats de l'audit. Ceci est un résumé de vos observations - à la fois les domaines de conformité et les non-conformités. Pour ces derniers, vous devez désigner une classification : Sont-ils mineurs, majeurs ou critiques ? Ces classifications doivent être communiquées à l'audité avant la fin de l'audit.
Tenir la réunion de clôture
Préparez vos conclusions d'audit en gardant un œil sur ce que vous partagerez lors de la réunion de clôture. Commencez toujours cette rencontre en soulignant les points positifs. Remerciez l'audité pour son temps et les courtoisies accordées à l'équipe d'audit. Appelez les bonnes pratiques en matière de formation des employés, de conformité aux BPF, d'assainissement, d'entretien, etc. À partir de là, discutez des détails de toute non-conformité. Expliquez la norme à l'origine du problème, les preuves objectives trouvées et les preuves que l'audité doit soumettre pour vérifier ses actions correctives.
Préparer le rapport d'audit interne
Le rapport d'audit interne peut être réalisé sur site ou hors site. Le format de ce document est flexible en fonction du type d'audit effectué. L'audité, la haute direction et les consommateurs peuvent avoir accès à ce rapport, et il doit donc s'avérer exact, complet et concis. Le rapport d'audit interne doit inclure une section de conclusion, identifier le nombre total de non-conformités en conjonction avec une note pour un score ou une note.
Une fois terminé, l'auditeur principal doit effectuer un examen technique. Pour les audits tiers, cela est effectué par un organisme de certification. Émettez le rapport dans un délai convenu, généralement dans les sept jours.
Conclusion
Bonnes pratiques d'audit interne aider à garantir que le processus se déroule sans heurts pour toutes les personnes impliquées et mène à une amélioration continue. En suivant le schéma ci-dessus, votre équipe d'audit interne effectuera une audit interne efficace évaluation qui répond aux exigences de votre calendrier d'audit et garantit la réussite des audits externes.
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