Publié par l'équipe Zosi
Lors de la préparation d'audits externes, la meilleure solution est votre système d'audit interne . Bien que de nombreuses non-conformités puissent sembler hors de votre contrôle, vous pouvez facilement gérer la documentation relative à votre système d'audit interne et ainsi améliorer vos résultats.
Bien sûr, votre processus dépend de votre établissement, mais certaines pratiques de documentation sont plus efficaces que d'autres. Explorez différentes méthodes et pesez le pour et le contre afin de déterminer celle qui vous convient le mieux.
Réaliser un audit interne peut paraître une tâche ardue, c'est pourquoi de nombreuses entreprises optent pour la méthode de l'inspection visuelle. Parcourir ses locaux et observer visuellement les processus en cours est une façon de vérifier que ces derniers et les employés fonctionnent comme prévu. Bien que cette méthode soit considérée comme valable par de nombreuses entreprises, elle n'est pas toujours suffisante pour étayer un audit externe. Un manque de documentation des observations, ainsi que des incohérences dans celles-ci, peuvent entraîner une non-conformité lors de l'audit externe.
Prévenir les non-conformités d'audit avec une bonne documentation
Plus détaillée que la méthode d'inspection par observation directe, la liste de contrôle du système GFSI permet, grâce à une description précise des procédures, du personnel, des produits et des installations observés, de réduire le risque de passer à côté d'anomalies au sein de votre système. Si votre établissement est certifié SQF, BRC ou FSSC 22,000, la liste de contrôle du système GFSI détaille point par point les vérifications à effectuer. De plus, en cas de non-conformité identifiée lors de votre audit interne, établissez un registre des actions correctives. Ce registre doit identifier le problème, les mesures correctives mises en œuvre et les actions préventives prévues.
Lorsque vous inspectez votre installation, assurez-vous d'enregistrer les détails de votre processus d'audit interne. Faites en sorte que des représentants des opérations, de l'assurance qualité et de la maintenance soient présents pour vous assurer que chaque point de vue est pris en compte. Il est encore plus avantageux d'inclure également quelqu'un de l'assainissement. Lorsque vous parcourez la liste de contrôle, vous devrez peut-être également revoir les programmes écrits avant de continuer lorsque vous abordez certains éléments de la ligne.
Listes de contrôle personnalisées
Pour les installations existantes, une méthode encore plus efficace consiste à utiliser des listes de contrôle personnalisées, adaptées à vos besoins spécifiques. Ces listes peuvent servir aux inspections d'usine ou à des processus particuliers. Elles guident l'auditeur à chaque étape de l'audit interne de votre installation et garantissent que tous les éléments sont pris en compte, car vous pouvez être aussi précis que nécessaire pour vérifier que chaque point de votre processus de production est audité. Si des documents supplémentaires doivent être examinés avant de valider un point, vous pouvez l'indiquer dans une liste de contrôle personnalisée. De plus, cela renforce les objectifs et le périmètre de l'audit. Définissez clairement ce que vous souhaitez examiner, en précisant les éléments à contrôler : produits, processus, personnel, installations ou toute combinaison de ces éléments.
L'utilisation de listes de contrôle personnalisées vous permet de disposer d'un document écrit attestant, auprès d'un auditeur tiers, que le processus a été correctement mené à bien. Lors de la documentation, veillez à inclure tous les détails du processus, notamment la date, l'heure de début et de fin, la durée et les membres de l'équipe présents. Consignez les résultats spécifiques de l'inspection et identifiez toute non-conformité constatée, ainsi que les actions correctives à mettre en œuvre. Le niveau de détail de la liste de contrôle peut être plus ou moins précis, selon l'expérience de l'auditeur. Des listes plus détaillées réduisent la marge d'erreur pour les auditeurs internes moins expérimentés. Mettez à jour la liste de contrôle en fonction des besoins ou des changements, qu'il s'agisse de modifications de produits, d'équipements ou des installations elles-mêmes. Les résultats de l'inspection doivent être évalués par l'équipe d'audit interne et toute autre personne concernée.
Toutes les listes de contrôle ont leurs avantages et leurs inconvénients. Lorsque vous utilisez une liste de contrôle, ne laissez pas les détails de la liste de contrôle piloter l'ensemble du processus. Parfois, vous pourriez perdre de vue quelque chose qui pourrait être autrement évident parce que vous ne recherchez que les éléments qui sont définis. Utilisez l'acronyme STOP (arrêtez, réfléchissez, observez, procédez) pour vérifier que vous n'oubliez rien dans votre audit interne. Arrêtez le processus à différents moments et évaluez ce que vous observez vraiment. Réfléchissez aux exigences de la liste de contrôle et à quels moments vous pouvez prendre des mesures. Observez le processus complet depuis le début de la fabrication jusqu'à l'expédition ; prendre note que les employés se conforment aux procédures et que l'équipement et la structure sont adéquats. Enfin, passez à l'étape suivante de votre liste de contrôle. Une fois que vous avez pris en compte ce que vous observez et les exigences réelles pour un article, vous pouvez répéter le processus avec l'exigence suivante sur la liste de contrôle.
Conclusion
L'audit interne est une étape nécessaire et précieuse de votre processus d'audit externe. Avec la pratique, ce processus se simplifie et la documentation devient plus naturelle. La tenue de registres et de documents précis protège votre entreprise contre les poursuites judiciaires et, plus important encore, renforce la sécurité de vos clients et de votre marque. Une formation continue permet de consolider les bonnes pratiques. Avec Zosi, approfondissez vos connaissances sur les exigences de l'audit interne grâce à nos formations de base et avancées . Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour en savoir plus.
