posté par Équipe Zosi
Lors de la préparation des audits externes, la meilleure préparation est votre système d'audit interne. Alors que beaucoup non-conformités peut sembler hors de votre contrôle, vous pouvez facilement gérer la documentation derrière votre système d'audit interne et renforcer vos résultats.
Bien sûr, votre processus dépend de votre installation, mais certains pratiques documentaires sont meilleurs que les autres. Explorez différentes méthodes et pesez le pour et le contre pour déterminer celle qui vous convient le mieux.
Réaliser un audit interne peut sembler une tâche intimidante, c'est pourquoi de nombreuses entreprises ont recours à la méthode du walk-through. Le simple fait de parcourir votre installation et d'effectuer une inspection visuelle des processus au fur et à mesure qu'ils se déroulent est un moyen de vérifier que vos processus et vos employés fonctionnent comme prévu. Bien que cette méthode soit considérée comme valide pour de nombreuses installations, elle n'est pas toujours suffisante pour prendre en charge un processus d'audit par un tiers. Le manque de documentation de ce que vous observez en plus de l'incohérence de l'observation peut conduire à une non-conformité lorsque vient le temps de votre audit tiers.
Prévenir les non-conformités d'audit avec une bonne documentation
Plus détaillée que la méthode pas à pas est la Liste de contrôle du système GFSI. En ayant un aperçu clair des procédures, des personnes, des produits et des installations que vous observez, vous réduisez le risque de manquer des anomalies dans votre système. Si votre établissement est couvert par SQF, BRC ou FSSC 22,000 XNUMX, la liste de contrôle du système GFSI détaille ligne par ligne ce que vous devez vérifier. De plus, lorsque vous identifiez des non-conformités dans votre audit interne, créez un registre des actions correctives. Identifiez où vous avez un problème, quelles mesures ont été prises pour corriger le problème et comment vous allez empêcher toute récurrence à l'avenir.
Lorsque vous inspectez votre installation, assurez-vous d'enregistrer les détails de votre processus d'audit interne. Faites en sorte que des représentants des opérations, de l'assurance qualité et de la maintenance soient présents pour vous assurer que chaque point de vue est pris en compte. Il est encore plus avantageux d'inclure également quelqu'un de l'assainissement. Lorsque vous parcourez la liste de contrôle, vous devrez peut-être également revoir les programmes écrits avant de continuer lorsque vous abordez certains éléments de la ligne.
Listes de contrôle personnalisées
Une méthode encore plus efficace pour les installations établies est la liste de contrôle personnalisée pour votre installation spécifique, qui peut être utilisée pour des inspections d'usine ou des processus spécifiques. Listes de contrôle personnalisées guider l'auditeur à travers chaque étape que vous prenez pour sécuriser l'audit interne de votre établissement. Il garantit que tous les éléments de la liste de contrôle sont remplis, car vous pouvez être aussi détaillé que nécessaire pour vérifier que chaque point de votre processus de production est audité. Si des documents supplémentaires doivent être examinés avant de terminer un élément, vous pouvez le décrire avec une liste de contrôle personnalisée. De plus, il renforce les objectifs et la portée de l'audit. Définissez correctement ce que vous essayez d'examiner dans ce processus, en définissant des désignations claires pour le produit, les processus, les personnes, les installations ou une combinaison de l'un de ces éléments.
En utilisant des listes de contrôle personnalisées, vous disposez d'un enregistrement écrit qui fournit la preuve à un auditeur tiers que vous avez correctement terminé le processus. Au fur et à mesure que vous documentez, assurez-vous d'inclure les détails du processus, y compris la date, l'heure de début et de fin, la durée et les membres de l'équipe qui étaient présents. Documentez les résultats d'inspection spécifiques et identifiez les non-conformités que vous trouvez, ainsi que les actions correctives à prendre. La liste de contrôle que vous créez peut être détaillée ou limitée, selon l'expérience de l'auditeur. Avec des listes de contrôle plus détaillées, il y a moins de marge d'erreur avec des auditeurs internes moins expérimentés. Mettez à jour la liste de contrôle au besoin ou au fur et à mesure que des changements surviennent, cela inclut les changements de produit, d'équipement ou de l'installation elle-même. Les résultats de l'inspection doivent être évalués par l'équipe d'audit interne et tout autre personnel concerné.
Toutes les listes de contrôle ont leurs avantages et leurs inconvénients. Lorsque vous utilisez une liste de contrôle, ne laissez pas les détails de la liste de contrôle piloter l'ensemble du processus. Parfois, vous pourriez perdre de vue quelque chose qui pourrait être autrement évident parce que vous ne recherchez que les éléments qui sont définis. Utilisez l'acronyme STOP (arrêtez, réfléchissez, observez, procédez) pour vérifier que vous n'oubliez rien dans votre audit interne. Arrêtez le processus à différents moments et évaluez ce que vous observez vraiment. Réfléchissez aux exigences de la liste de contrôle et à quels moments vous pouvez prendre des mesures. Observez le processus complet depuis le début de la fabrication jusqu'à l'expédition ; prendre note que les employés se conforment aux procédures et que l'équipement et la structure sont adéquats. Enfin, passez à l'étape suivante de votre liste de contrôle. Une fois que vous avez pris en compte ce que vous observez et les exigences réelles pour un article, vous pouvez répéter le processus avec l'exigence suivante sur la liste de contrôle.
Conclusion
Les audits internes sont une partie nécessaire, mais utile, de votre processus d'audit externe. Avec la pratique et le temps, le processus devient plus rationalisé et la documentation devient un peu plus naturelle. Tenir des registres et une documentation appropriés protège votre entreprise contre les poursuites judiciaires, mais plus important encore, constitue une sécurité supplémentaire pour vos consommateurs et votre marque. Une formation cohérente renforce encore les meilleures pratiques. Avec Zosi, vous pouvez approfondir les exigences d'audit interne avec nos deux Basic ainsi que Cours avancés d'audit interne. Apprenez-en plus en vous inscrivant aujourd'hui.
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