Publié par l'équipe Zosi
Ce qui n'est pas écrit n'existe pas. Faire preuve de diligence raisonnable est essentiel au succès de votre audit de sécurité alimentaire et, par conséquent, à la réussite de votre production ou de votre fabrication.
Il existe différentes méthodes pour documenter les résultats des inspections et élaborer une liste de contrôle d'audit interne efficace. En explorant chacun d'eux, vous comprendrez comment aborder et préparer la documentation la mieux adaptée à vos procédures d'audit interne.
Procédures pas à pas pour l'audit interne
La première méthode, et celle que nous ne recommandons pas, consiste simplement à faire une visite de votre installation et à enregistrer toutes les non-conformités observées. Cette procédure d'audit interne ne prouve à aucun processus de certification tiers que vous aviez un plan d'attaque structuré, un objectif ou une portée associée à l'inspection. Les inspections d'usine sont une partie essentielle du processus d'audit interne. Cependant, ils doivent avoir une portée et une documentation spécifiques pour être efficaces.
Listes de contrôle GFSI
Si vous effectuez un audit selon les référentiels GFSI tels que SQF , BRC et FSSC 2200, nous vous recommandons d'utiliser la liste de contrôle standard GFSI. L'utilisation d'un document standardisé garantit que votre équipe d'audit interne examine chaque exigence réglementaire, sans négliger aucun aspect de vos installations ou processus. Ces listes de contrôle étant exhaustives, il est conseillé de les diviser en sous-parties et d'en compléter une partie régulièrement, par exemple mensuellement ou hebdomadairement. Le calendrier d'audit interne doit prévoir que toutes les parties de la norme font l'objet d'un audit trimestriel ou annuel, selon les exigences de la norme.
Listes de contrôle d'audit interne personnalisées
La troisième méthode de documentation de l'audit interne consiste à utiliser des listes de contrôle personnalisées pour les inspections de votre usine ou des processus spécifiques. Cette méthode présente plusieurs avantages, notamment :
- Guide l'audit - Votre équipe d'audit interne saura exactement ce qu'il faut examiner
- Assure l'achèvement de tous les éléments - Aide les auditeurs à traiter l'ensemble de la portée de l'audit
- Renforce l'objectif et la portée - Définit si vous auditez un processus, un produit ou des personnes
- Agit comme un enregistrement - fournit la documentation dont les tiers ont besoin pour prouver l'achèvement complet de votre audit interne
Configuration de votre liste de contrôle d'audit personnalisée
Les listes de contrôle personnalisées sont spécifiques à chaque établissement. Cependant, il existe des éléments généraux que chaque établissement devrait utiliser. Il s'agit notamment de la date, de l'heure de début et de fin, des domaines audités et d'un enregistrement de tous les membres de l'équipe d'audit interne. Pour les inspections de l'usine, envisagez (au minimum) d'inclure des représentants des opérations, de l'assurance qualité, de l'assainissement et de la maintenance.
Votre liste de contrôle doit aller au-delà des éléments généraux (sols, murs, plafonds) et inclure un examen spécifique à chaque zone, portant sur les équipements, les processus, la manutention des produits et le personnel. Vous aurez donc besoin d'espace pour documenter chaque zone d'inspection et ses résultats. Prévoyez également de la place pour consigner les non-conformités et les actions correctives . Identifiez une date butoir et une personne responsable des actions correctives qui ne peuvent être réalisées immédiatement. N'oubliez pas d'assurer un suivi !
Réfléchissez au contenu à inclure et aux exigences spécifiques de chacun au fur et à mesure que vous vous déplacez dans les départements. Identifier les exigences écrites pertinentes du programme et les politiques de sécurité alimentaire, les objectifs, les interactions de processus, les activités en cours, les compétences du personnel et les techniques d'audit basées sur les processus.
Gestion de la liste de contrôle de l'audit interne
Une liste de contrôle d'audit peut être détaillée ou limitée, selon le niveau d'expérience de votre équipe d'audit. Les personnes moins expérimentées ont besoin de listes de contrôle plus détaillées et vice versa. Mettez à jour ces listes de contrôle au besoin ou à mesure que des changements surviennent dans chaque domaine.
Les résultats de l'audit interne doivent être examinés par l'ensemble de l'équipe et diffusés aux superviseurs, aux chefs de service et à la haute direction.
Risques liés à l'utilisation de l'approche de la liste de contrôle
Bien que l'utilisation d'une liste de contrôle personnalisée soit recommandée, le processus n'est pas sans risques. Ne laissez jamais les détails de la liste de contrôle conduire le processus d'audit interne à un point où votre équipe passe à côté d'un élément crucial pour votre établissement. L'utilisation de l'acronyme STOP permet de lutter contre ce risque.
Parfois, la meilleure chose à faire est de s'asseoir et de regarder. Cela aide l'équipe d'audit à voir, comprendre et évaluer le fonctionnement d'un service, en pensant pleinement aux processus qui se déroulent autour d'eux.
Ressources Zosi
Le respect de ces directives vous permettra de réussir votre audit interne et, par conséquent, d'obtenir d'excellentes notes lors de votre audit externe. Apprenez-en davantage sur les meilleures pratiques en matière d'audit interne et bénéficiez de l'expertise de nos cours en ligne : « Audit interne : fondamentaux » et « Audit interne : perfectionnement ».
