Publicado por Equipo Zosi
La mejor preparación para una auditoría externa es perfeccionar su auditoría interna Procesos. Si bien los procedimientos de cada instalación serán únicos para su operación y productos, puede aplicar las siguientes mejores prácticas del proceso de auditoría interna para realizar y evaluar evaluaciones efectivas en su instalación.
Iniciar el proceso de auditoría interna
Con su programa de auditoría completo, es hora de comenzar auditoría interna proceso. El auditor líder llamará a la auditoría e identificará qué miembros del equipo son apropiados y necesarios para la auditoría en cuestión. Como mínimo, un equipo de auditoría para auditorías departamentales (como auditorías GMP) debe incluir representantes de los departamentos de Operaciones, Aseguramiento de la Calidad, Mantenimiento y Saneamiento, si están disponibles. Los individuos solteros pueden realizar otros tipos de auditorías del sistema GFSI, pero esto queda a discreción del auditor principal.
Con la equipo de auditoria interna asignado, debe definir la auditoría, los objetivos, el alcance y los criterios. Considerar:
- ¿Qué tipo de auditoría realizará su equipo? ¿Va en contra de un estándar específico?
- ¿La auditoría interna incluirá departamentos o toda la empresa? ¿Un producto específico? ¿Un proceso individual? ¿Su instalación en su conjunto?
- ¿Cuál es la duración prevista de la auditoría? ¿Cuánto tiempo deberían reservar su equipo y el auditado?
- ¿Cómo se deben documentar los resultados de la auditoría?
Programe la auditoría
A continuación, determine la viabilidad de su auditoría. Considere el tiempo y los recursos disponibles para usted en términos tanto de su equipo de auditoría como del auditado. Elija un momento que sea mutuamente aceptable para todas las partes. Tenga en cuenta que su equipo de auditoría debe ser independiente del área que se audita.
Informe al auditado (s) de la fecha, hora, alcance y miembros del equipo seleccionados para completar la auditoría. La excepción a esta regla es la auditoría no anunciada. Una empresa puede optar por realizar una auditoría sin previo aviso para tener una representación más precisa de lo que está sucediendo en una planta sin ninguna preparación avanzada.
Revisión de la documentación
Una vez iniciado y programado, su equipo de auditoría debe completar una revisión de la documentación. Esto ayuda a su equipo a comprender los requisitos de todos los programas principales que se someten a la auditoría, de modo que sepan qué buscar y puedan verificar estos programas con confianza. El equipo de auditoría interna también debe examinar los registros de auditoría anteriores para refrescar su memoria de cualquier no conformidad que necesite reinspección.
Crear el plan de auditoría interna
¿Cómo distribuirá su tiempo entre definir el alcance, revisar la documentación, realizar la auditoría y registrar los resultados? Una vez más, esta responsabilidad recae en el auditor principal de seguridad alimentaria. Una parte integral de la elaboración del plan de auditoría es preparar cualquier documento que su equipo pueda utilizar para completar el proceso de auditoría interna, como listas de verificación. Esta lista de verificación simplifica y protege el proceso de auditoría interna.
Realizar la auditoría
Sus actividades de auditoría interna en el sitio deben comenzar con una reunión de apertura. Incluya a los miembros del equipo de auditoría interna y representantes del auditado para que se familiaricen y acepten el alcance de la auditoría. Sea sincero sobre el proceso de comunicación requerido durante el proceso de auditoría. ¿Necesitará entrevistar a los empleados? ¿Qué tipo de preguntas harás?
Una reunión de apertura de auditoría de terceros debe incluir miembros de todos los departamentos que se someten a auditoría. Durante la auditoría, el auditor debe tener una escolta alrededor de la instalación para garantizar la seguridad de todos.
Ahora, la goma se pone en marcha: comienza su auditoría y el equipo de auditoría interna debe recopilar y verificar la información necesaria según lo indicado en sus listas de verificación. Mejores prácticas de auditoría interna dictar la observación directa como parte integral del proceso de auditoría. Las observaciones directas aseguran que los empleados sigan los programas exactamente como están escritos. Los registros actuales en progreso también pueden ser parte de la auditoría para asegurar que se completen de manera oportuna y precisa.
Generar resultados de auditoría
A continuación, generará hallazgos de auditoría. Este es un resumen de sus observaciones, tanto en las áreas de cumplimiento como en las no conformidades. Para este último, debe designar una clasificación: ¿Son menores, mayores o críticos? Estas clasificaciones deben comunicarse al auditado al final de la auditoría.
Llevar a cabo la reunión de clausura
Prepare sus conclusiones de auditoría teniendo en cuenta lo que compartirá durante la reunión de cierre. Siempre comience esta reunión señalando los aspectos positivos. Agradezca al auditado por su tiempo y las cortesías extendidas al equipo de auditoría. Mencione las buenas prácticas en la capacitación de los empleados, el cumplimiento de las BPM, el saneamiento, el mantenimiento, etc. Desde aquí, analice los detalles de las no conformidades. Explique el estándar que detuvo el problema, la evidencia objetiva encontrada y qué evidencia debe presentar el auditado para verificar sus acciones correctivas.
Elaborar el informe de auditoría interna
El informe de auditoría interna se puede realizar dentro o fuera del sitio. El formato de este documento es flexible para el tipo de auditoría realizada. El auditado, la alta dirección y los consumidores pueden tener acceso a este informe, por lo que debe resultar preciso, completo y conciso. El informe de auditoría interna debe incluir una sección de conclusiones, identificar el número total de no conformidades junto con alguna calificación para un puntaje o calificación.
Una vez completada, el auditor líder debe realizar una revisión técnica. En el caso de auditorías de terceros, esto lo realiza un organismo de certificación. Emitir el informe dentro de un período de tiempo acordado, generalmente dentro de los siete días.
Conclusión
Mejores prácticas de auditoría interna ayudar a garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas para todos los involucrados y lleve a una mejora continua. Siguiendo el esquema anterior, su equipo de auditoría interna realizará una auditoría interna eficaz evaluación que cumpla con las demandas de su programa de auditoría y garantice auditorías externas exitosas.
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