Publicado por Equipo Zosi
Al prepararse para auditorías externas, la mejor preparación es su sistema de auditoria interna. Mientras que muchos no conformidades puede parecer fuera de su control, puede administrar fácilmente la documentación detrás de su sistema de auditoría interna y fortalecer sus resultados.
Por supuesto, su proceso depende de sus instalaciones, pero algunos prácticas de documentación son mejores que otros. Explore diferentes métodos y sopese los pros y los contras para determinar cuál es el mejor para usted.
Realizar una auditoría interna puede parecer una tarea abrumadora, por lo que muchas empresas recurren al método de recorrido. El simple hecho de recorrer sus instalaciones y realizar una inspección visual de los procesos a medida que ocurren es una forma de verificar que sus procesos y empleados estén funcionando como se espera. Si bien esto se considera un método válido para muchas instalaciones, no siempre es suficiente para respaldar un proceso de auditoría de terceros. La falta de documentación de lo que observa, además de la inconsistencia de la observación, puede conducir a una no conformidad cuando llegue el momento de su auditoría de terceros.
Prevención de no conformidades de auditoría con buena documentación
Más detallado que el método de recorrido es el Lista de verificación del sistema GFSI. Al tener un esquema claro de los procedimientos, las personas, los productos y las instalaciones que está observando, reduce la posibilidad de que no se presenten anomalías en su sistema. Si su instalación está cubierta por SQF, BRC o FSSC 22,000, la lista de verificación del sistema GFSI detalla línea por línea lo que necesita verificar. Además, cuando identifique no conformidades en su auditoría interna, cree un Registro de Acciones Correctivas. Identifique dónde tiene un problema, qué medidas se tomaron para corregirlo y cómo evitará que vuelva a ocurrir en el futuro.
Mientras inspecciona sus instalaciones, asegúrese de registrar los detalles de su proceso de auditoría interna. Tenga presentes representantes de operaciones, control de calidad y mantenimiento para garantizar que se aborden todos los puntos de vista. Es incluso más beneficioso incluir también a alguien de saneamiento. Al revisar la lista de verificación, es posible que también deba revisar los programas escritos antes de continuar cuando se acerque a ciertas líneas de pedido.
Listas de verificación personalizadas
Un método aún más eficaz para las instalaciones establecidas son las listas de verificación personalizadas para su instalación específica, que se pueden utilizar para inspecciones de plantas o procesos específicos. Listas de verificación personalizadas guíe al auditor a través de cada paso que dé para asegurar la auditoría interna de su instalación. Garantiza que se completen todos los elementos de la lista de verificación, porque puede ser tan detallado como sea necesario para verificar que se audita cada punto de su proceso de producción. Si es necesario revisar documentos adicionales antes de completar un elemento, puede resumirlo con una lista de verificación personalizada. Además, refuerza los objetivos y el alcance de la auditoría. Defina adecuadamente lo que está tratando de revisar en este proceso, estableciendo designaciones claras para productos, procesos, personas, instalaciones o una combinación de cualquiera de esos elementos.
Al utilizar listas de verificación personalizadas, tiene un registro escrito que proporciona evidencia a un auditor externo de que ha completado adecuadamente el proceso. A medida que documenta, asegúrese de incluir detalles del proceso, incluida la fecha, la hora de inicio y finalización, la duración y los miembros del equipo que estuvieron presentes. Documente los resultados de inspección específicos e identifique cualquier incumplimiento que encuentre, así como las acciones correctivas que se deben tomar. La lista de verificación que cree puede ser detallada o limitada, según la experiencia del auditor. Con listas de verificación más detalladas, hay menos margen de error con auditores internos con menos experiencia. Actualice la lista de verificación según sea necesario o cuando ocurran cambios, esto incluye cambios de producto, equipo o la propia instalación. Los resultados de la inspección deben ser evaluados por el equipo de auditoría interna y cualquier otro personal relevante.
Todas las listas de verificación tienen sus ventajas y sus desventajas. Cuando utilice una lista de verificación, no permita que los detalles de la lista de verificación controlen todo el proceso. En ocasiones, es posible que pierda de vista algo que de otro modo sería obvio porque solo busca los elementos que están definidos. Utilice el acrónimo STOP (detener, pensar, observar, proceder) para verificar que no está pasando por alto nada en su auditoría interna. Detenga el proceso en diferentes puntos y evalúe lo que realmente está observando. Piense en los requisitos de la lista de verificación y en qué puntos puede actuar. Observe el proceso completo desde el inicio de la fabricación hasta el envío; tome nota de que los empleados están cumpliendo con los procedimientos y que el equipo y la estructura son adecuados. Finalmente, continúe con el siguiente paso en su lista de verificación. Una vez que haya tenido en cuenta lo que está observando y los requisitos reales de un artículo, puede repetir el proceso con el siguiente requisito de la lista de verificación.
Conclusión
Las auditorías internas son una parte necesaria, pero útil, de su proceso de auditoría externa. Con práctica y tiempo, el proceso se simplifica y la documentación se vuelve un poco más natural. Mantener registros y documentación adecuados protege a su empresa de acciones legales, pero lo que es más importante, actúa como seguridad adicional para sus consumidores y su marca. La formación constante refuerza aún más las mejores prácticas. Con Zosi, puede profundizar en los requisitos de auditoría interna con nuestros Basic y Cursos avanzados de auditoría interna. Obtenga más información inscribiéndose hoy.
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