Publicado por el equipo de Zosi
Al prepararse para auditorías externas, la mejor preparación es su sistema de auditoría interna . Si bien muchas no conformidades pueden parecer fuera de su control, puede gestionar fácilmente la documentación que respalda su sistema de auditoría interna y fortalecer sus resultados.
Por supuesto, el proceso depende de sus instalaciones, pero algunas prácticas de documentación son mejores que otras. Explore diferentes métodos y evalúe las ventajas y desventajas para determinar cuál es el más adecuado para usted.
Realizar una auditoría interna puede parecer una tarea abrumadora, por lo que muchas empresas recurren al método de inspección visual. Simplemente recorrer las instalaciones y observar los procesos a medida que se desarrollan es una forma de verificar que los procesos y los empleados funcionan según lo previsto. Si bien este método se considera válido para muchas empresas, no siempre es suficiente para respaldar un proceso de auditoría externa. La falta de documentación de las observaciones, sumada a la inconsistencia en las mismas, puede dar lugar a una no conformidad durante la auditoría externa.
Prevención de no conformidades de auditoría con buena documentación
Más detallada que el método de inspección visual, la Lista de Verificación del Sistema GFSI ofrece una visión clara de los procedimientos, el personal, el producto y las instalaciones que se están observando, lo que reduce la probabilidad de pasar por alto anomalías en el sistema. Si su instalación está cubierta por SQF, BRC o FSSC 22,000, la Lista de Verificación del Sistema GFSI detalla, línea por línea, lo que se debe verificar. Además, al identificar no conformidades en la auditoría interna, cree un Registro de Acciones Correctivas. En él, identifique dónde se produjo el problema, qué medidas se tomaron para corregirlo y cómo se evitará que se repita en el futuro.
Mientras inspecciona sus instalaciones, asegúrese de registrar los detalles de su proceso de auditoría interna. Tenga presentes representantes de operaciones, control de calidad y mantenimiento para garantizar que se aborden todos los puntos de vista. Es incluso más beneficioso incluir también a alguien de saneamiento. Al revisar la lista de verificación, es posible que también deba revisar los programas escritos antes de continuar cuando se acerque a ciertas líneas de pedido.
Listas de verificación personalizadas
Un método aún más eficaz para instalaciones ya establecidas son las listas de verificación personalizadas, que pueden utilizarse para inspecciones de planta o procesos específicos. Estas listas guían al auditor en cada paso para garantizar la auditoría interna de la instalación. Aseguran que se completen todos los elementos de la lista, ya que se puede ser tan detallado como sea necesario para verificar que se audite cada punto del proceso de producción. Si se requiere revisar documentación adicional antes de completar un elemento, se puede especificar en la lista de verificación personalizada. Además, refuerza los objetivos y el alcance de la auditoría. Defina con precisión qué se pretende revisar en este proceso, estableciendo designaciones claras para productos, procesos, personal, instalaciones o una combinación de cualquiera de estos elementos.
Al utilizar listas de verificación personalizadas, usted cuenta con un registro escrito que proporciona evidencia a un auditor externo de que ha completado adecuadamente el proceso. Al documentar, asegúrese de incluir detalles del proceso, como la fecha, la hora de inicio y finalización, la duración y los miembros del equipo que estuvieron presentes. Documente los resultados específicos de la inspección e identifique cualquier no conformidad que encuentre, así como las acciones correctivas que se deben tomar. La lista de verificación que cree puede ser detallada o limitada, según la experiencia del auditor. Con listas de verificación más detalladas, hay menos margen de error para auditores internos con menos experiencia. Actualice la lista de verificación según sea necesario o cuando ocurran cambios, incluidos cambios de producto, equipo o las instalaciones. Los resultados de la inspección deben ser evaluados por el equipo de auditoría interna y cualquier otro personal pertinente.
Todas las listas de verificación tienen sus ventajas y sus desventajas. Cuando utilice una lista de verificación, no permita que los detalles de la lista de verificación controlen todo el proceso. En ocasiones, es posible que pierda de vista algo que de otro modo sería obvio porque solo busca los elementos que están definidos. Utilice el acrónimo STOP (detener, pensar, observar, proceder) para verificar que no está pasando por alto nada en su auditoría interna. Detenga el proceso en diferentes puntos y evalúe lo que realmente está observando. Piense en los requisitos de la lista de verificación y en qué puntos puede actuar. Observe el proceso completo desde el inicio de la fabricación hasta el envío; tome nota de que los empleados están cumpliendo con los procedimientos y que el equipo y la estructura son adecuados. Finalmente, continúe con el siguiente paso en su lista de verificación. Una vez que haya tenido en cuenta lo que está observando y los requisitos reales de un artículo, puede repetir el proceso con el siguiente requisito de la lista de verificación.
Conclusión
Las auditorías internas son una parte necesaria y útil del proceso de auditoría externa. Con la práctica y el tiempo, el proceso se vuelve más ágil y la documentación, más natural. Mantener registros y documentación adecuados protege a su empresa de acciones legales, pero, aún más importante, ofrece seguridad adicional a sus clientes y a su marca. La capacitación continua refuerza las mejores prácticas. Con Zosi, puede profundizar en los requisitos de auditoría interna con nuestros cursos de Auditoría Interna Básica y Avanzada . Inscríbase hoy mismo para obtener más información.
