Publicado por el equipo de Zosi
Si no está escrito, no sucedió. Realizar la debida diligencia es vital para el éxito de su proceso de auditoría de seguridad alimentaria y, por ende, para el éxito de la producción o fabricación.
Existen diferentes métodos para documentar los resultados de la inspección y elaborar una lista de verificación de auditoría interna eficaz. Al explorar cada uno, comprenderá cómo abordar y preparar la documentación que funcione mejor para sus procedimientos de auditoría interna.
Tutoriales de auditoría interna
El primer método, y uno que no recomendamos, es simplemente hacer un recorrido por sus instalaciones y registrar cualquier no conformidad observada. Este procedimiento de auditoría interna no prueba a ningún proceso de certificación de terceros que usted tenía un plan de ataque estructurado, un objetivo o un alcance asociado con la inspección. Las inspecciones de planta son una parte crítica del proceso de auditoría interna. Sin embargo, deben tener un alcance y una documentación específicos para que sean efectivos.
Listas de verificación de GFSI
Si realiza auditorías conforme a los esquemas GFSI, como SQF , BRC y FSSC 2200, le recomendamos utilizar la lista de verificación estándar GFSI. El uso de un documento estandarizado garantiza que su equipo de auditoría interna revise cada requisito reglamentario, sin omitir áreas de sus instalaciones o procesos. Dado que estas listas de verificación son exhaustivas, divídalas en subpartes y complete una sección de la norma periódicamente, por ejemplo, mensualmente o semanalmente. El cronograma de auditoría interna debe asegurar que todas las partes de la norma se auditen trimestral o anualmente, según los requisitos de la norma.
Listas de verificación de auditoría interna personalizadas
El tercer método de documentación de auditoría interna es utilizar listas de verificación personalizadas para las inspecciones de su planta o procesos específicos. Hay varios beneficios de este método, que incluyen:
- Guía la auditoría: su equipo de auditoría interna sabrá exactamente qué revisar
- Garantiza la finalización de todos los elementos: ayuda a los auditores a abordar todo el alcance de la auditoría
- Refuerza el objetivo y el alcance: define si está auditando un proceso, un producto o personas
- Actúa como un registro: proporciona la documentación que los terceros necesitan para demostrar la finalización completa de su auditoría interna.
Configurar su lista de verificación de auditoría personalizada
Las listas de verificación personalizadas son específicas para instalaciones individuales. Sin embargo, hay elementos generales que todas las instalaciones deben utilizar. Estos incluyen la fecha, hora de inicio y finalización, áreas bajo auditoría y un registro de todos los miembros del equipo de auditoría interna. Para las inspecciones de la planta, considere (como mínimo) la inclusión de representantes de Operaciones, Garantía de Calidad, Saneamiento y Mantenimiento.
Tu lista de verificación debe ir más allá de los elementos generales (pisos, paredes, techos) e incluir un examen específico de cada área, incluyendo equipos, procesos, manejo de productos y personal. Por lo tanto, necesitarás espacio para documentar cada área de inspección y sus resultados. Deja espacio para registrar las no conformidades y las acciones correctivas . Identifica una fecha límite y la persona responsable de las acciones correctivas que no se puedan completar de inmediato. ¡Recuerda siempre hacer un seguimiento!
Considere qué contenido debe incluirse y los requisitos específicos para cada uno a medida que avanza por los departamentos. Identificar los requisitos del programa por escrito y las políticas de seguridad alimentaria, los objetivos, las interacciones del proceso, las actividades en curso, las competencias del personal y las técnicas de auditoría basadas en procesos pertinentes.
Gestión de la lista de verificación de auditoría interna
Una lista de verificación de auditoría puede ser detallada o limitada, según el nivel de experiencia de su equipo de auditoría. Las personas con menos experiencia necesitan listas de verificación más detalladas y viceversa. Actualice estas listas de verificación según sea necesario o cuando se produzcan cambios en cada área.
Los resultados de la auditoría interna deben ser revisados por todo el equipo y distribuidos a los supervisores, gerentes de departamento y altos directivos.
Riesgos de utilizar el enfoque de lista de verificación
Si bien se recomienda utilizar una lista de verificación personalizada, el proceso no está exento de riesgos. Nunca permita que los detalles de la lista de verificación lleven el proceso de auditoría interna a un punto en el que su equipo pase por alto algo crucial para sus instalaciones. El uso del acrónimo STOP ayuda a combatir este riesgo.
A veces, el mejor curso de acción es sentarse y mirar. Esto ayuda al equipo de auditoría a ver, comprender y evaluar la operación de un departamento, pensando en los procesos que ocurren a su alrededor.
Recursos de Zosi
Seguir estas directrices le ayudará a lograr el éxito en la auditoría interna y, a su vez, a obtener una buena calificación en la auditoría externa. Aprenda más sobre las mejores prácticas de auditoría interna y adquiera conocimientos especializados sobre los procedimientos de documentación en nuestros cursos totalmente en línea: Auditoría Interna Básica y Auditoría Interna Avanzada.
