Los 5 factores que guían la eficacia de las auditorías internas y externas

Publicado por Equipo Zosi

Las auditorías juegan un papel integral en la producción o fabricación exitosa de alimentos y bebidas a un nivel fundamental.

Ambos auditorías internas y externas sirven como evidencia documentada de que las empresas están realizando la debida diligencia para proteger adecuadamente sus alimentos de prácticas inseguras o inseguras, protegiendo así a sus consumidores de productos potencialmente inseguros.

ISO 19011 define las auditorías como "[el] proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de auditoría y evaluarla objetivamente para determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría". Si deconstruimos esta declaración, podemos inferir varios factores que los órganos rectores consideran fundamentales para el éxito de la auditoría de las normas de seguridad alimentaria:

1. Conducta ética
2. Gestión sistemática del riesgo.
3. Independiente
4. Basado en evidencia
5. Evaluado objetivamente

Al explorar estos principios, podemos esbozar aún más la relación dinámica entre las auditorías internas y externas.

Conducta ética

El primer principio de la definición de auditoría de ISO habla de integridad más que cualquier otra cosa. La conducta ética se refiere a informar los hallazgos de su auditoría de manera abierta y honesta. Al documentar los hallazgos de sus auditorías internas, asegúrese de reflejar cualquier auditorías de no conformidades para que te cruces. Trate de ver sus instalaciones y procesos como si fueran desde una perspectiva externa, eliminando tanto sesgo como sea posible. Registrando las no conformidades y la acciones correctivas cuando los encuentra, proporciona a los auditores externos una línea de base más precisa para comparar y demostrar que ha intentado mejorar en función de sus hallazgos. Mientras realiza una auditoría SQF o una auditoría GMP, por ejemplo, un auditor de alimentos revisará su documentación además de preguntar verbalmente. Mantener una conducta ética y representar con precisión su instalación valida lo que dice y refuerza la confianza con su auditor de alimentos y, además, con sus consumidores.

Sistémico

La palabra sistemático puede usarse para implicar “debido cuidado profesional”. Su auditoría interna debe realizarse de manera metódica, con un alcance establecido de antemano. Complete cada paso de su auditoría a fondo, respetando a los empleados que están presentes mientras la auditoría está en proceso. Sea intencional con la forma en que registra sus hallazgos y use documentos con plantillas para aumentar la coherencia. Si encuentra alguna disconformidad, revise la evidencia para respaldarla con los empleados presentes, asegurándose de que todos reconozcan el razonamiento. El principio "sistemático" se relaciona con las auditorías externas en el sentido de que los auditores profesionales que evalúan los estándares de auditoría BRC (o BRCGS), SQF, GMP o GFSI tienen mucha práctica en la forma en que auditan las instalaciones. En este caso, la función de auditoría interna sirve para imitar el proceso de auditoría externa y agilizar la finalización de la auditoría.

Independiente

El éxito de las auditorías internas depende de que la auditoría sea facilitada por empleados que trabajan fuera del área auditada. La independencia asegura que no haya conflicto de intereses, ya sea intencional o no. Los empleados que trabajan en el área con regularidad pueden no notar desviaciones sutiles de los procedimientos establecidos o ver evidencia visible de no conformidades. Los estándares de GFSI dictan que las auditorías internas deben ser realizadas por empleados fuera del departamento auditado.

Enfoque basado en evidencias

Volviendo a la conducta ética está el principio "Evaluado objetivamente". Los auditores de alimentos externos pueden venir a la misma instalación repetidamente, pero aún deben mantener que sus auditorías se realizan de manera imparcial y justa. Eliminar el sesgo personal al inspeccionar las condiciones protege a los consumidores, que esencialmente dependen de esto. Evaluar las condiciones y documentarlas como realmente son, refleja un alto estándar y ayuda a garantizar la calidad y seguridad de los alimentos. Utilice plantillas y pautas detalladas para realizar sus auditorías internas. Observe los procesos a medida que ocurren de manera regular para tener una descripción precisa del cumplimiento de las políticas y estándares. Realice auditorías internas para simular auditorías externas para que los empleados estén adecuadamente preparados y puedan sentirse más cómodos cuando entren auditores externos. La evaluación objetiva del estado de sus instalaciones, la documentación y los procesos muestran integridad y refuerzan la confianza que respalda su marca.

Conclusión

Seguir estos principios lo ayuda a obtener calificaciones de “Excelente” en sus auditorías externas y minimizar cualquier incidente que pudiera ocurrir. Las auditorías de BRC difieren de Auditorías SQF, pero el conocimiento de las normas de auditoría le ayuda a configurar adecuadamente sus procedimientos y a prepararse para el éxito de la auditoría. Obtenga más información sobre las mejores prácticas de auditoría interna en nuestros cursos totalmente en línea Auditoría interna: conceptos básicos y Auditoría interna: avanzada. Obtenga valiosos conocimientos y recursos para comenzar su viaje hacia el éxito de la auditoría.

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