Veröffentlicht vom Zosi-Team
Die beste Vorbereitung auf ein externes Audit ist die Optimierung Ihrer internen Auditprozesse . Obwohl die Verfahren jedes Betriebs individuell auf dessen Betrieb und Produkte abgestimmt sind, können Sie die folgenden Best Practices für interne Auditprozesse anwenden, um effektive Prüfungen in Ihrem Betrieb durchzuführen und auszuwerten.
Initiieren des internen Audit-Prozesses
Nachdem Ihr Auditplan fertiggestellt ist, kann der interne Auditprozess beginnen . Der leitende Auditor wird das Audit einberufen und die für das jeweilige Audit erforderlichen Teammitglieder bestimmen. Ein Auditteam für Abteilungs-Audits (wie z. B. GMP-Audits) sollte mindestens Vertreter der Abteilungen Betrieb, Qualitätssicherung, Instandhaltung und Hygiene umfassen, sofern verfügbar. Einzelne Personen können andere Arten von GFSI-System-Audits durchführen; dies liegt jedoch im Ermessen des leitenden Auditors.
Nachdem das interne Revisionsteam zugewiesen wurde, müssen Sie die Prüfung, die Ziele, den Umfang und die Kriterien festlegen. Beachten Sie Folgendes:
- Welche Art von Audit wird Ihr Team durchführen? Verstößt es gegen einen bestimmten Standard?
- Wird die interne Revision Abteilungen oder das gesamte Unternehmen einbeziehen? Ein bestimmtes Produkt? Ein individueller Prozess? Ihre Anlage als Ganzes?
- Was ist die voraussichtliche Dauer des Audits? Wie viel Zeit sollten Ihr Team und die geprüfte Stelle einplanen?
- Wie sollen die Auditergebnisse dokumentiert werden?
Planen Sie das Audit
Bestimmen Sie als Nächstes die Durchführbarkeit Ihres Audits. Berücksichtigen Sie die Zeit und die Ressourcen, die Ihnen sowohl im Hinblick auf Ihr Prüfungsteam als auch auf die geprüfte Stelle zur Verfügung stehen. Wählen Sie eine Zeit, die für alle Seiten akzeptabel ist. Denken Sie daran, dass Ihr Auditteam unabhängig von dem zu auditierenden Bereich sein sollte.
Informieren Sie die geprüfte(n) Stelle(n) über Datum, Uhrzeit, Umfang und Teammitglieder, die für den Abschluss der Prüfung ausgewählt wurden. Ausgenommen von dieser Regel ist das unangekündigte Audit. Ein Unternehmen kann sich für die Durchführung eines unangekündigten Audits entscheiden, um ohne vorherige Vorbereitung eine genauere Darstellung der Vorgänge in einer Anlage zu erhalten.
Dokumentationsprüfung
Nach der Initiierung und Planung sollte Ihr Auditteam eine Dokumentationsprüfung durchführen. Dies hilft Ihrem Team, die Anforderungen aller wichtigen Programme zu verstehen, die dem Audit unterzogen werden, damit es weiß, wonach es zu suchen ist, und diese Programme mit Zuversicht überprüfen können. Das interne Auditteam sollte auch frühere Auditaufzeichnungen prüfen, um sein Gedächtnis über etwaige Abweichungen aufzufrischen, die einer erneuten Überprüfung bedürfen.
Erstellen Sie den internen Auditplan
Wie werden Sie Ihre Zeit zwischen der Definition des Umfangs, der Überprüfung der Dokumentation, der Durchführung des Audits und der Aufzeichnung der Ergebnisse einteilen? Diese Verantwortung obliegt erneut dem leitenden Lebensmittelsicherheitsauditor. Ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenstellung des Auditplans ist die Vorbereitung aller Dokumente, die Ihr Team für den Abschluss des internen Auditprozesses verwenden kann, wie zum Beispiel Checklisten. Diese Checkliste rationalisiert und sichert den internen Revisionsprozess.
Führen Sie das Audit durch
Ihre internen Auditaktivitäten vor Ort müssen mit einem Eröffnungsgespräch beginnen. Beziehen Sie die Mitglieder des internen Revisionsteams und Vertreter der geprüften Stelle ein, damit sie sich mit dem Prüfungsumfang vertraut machen und ihm zustimmen können. Seien Sie offen über den Kommunikationsprozess, der während des Auditprozesses erforderlich ist. Müssen Sie Mitarbeiter interviewen? Welche Arten von Fragen werden Sie stellen?
An einer Besprechung zur Eröffnung der Prüfung durch Dritte sollten Mitglieder aller Abteilungen teilnehmen, die sich der Prüfung unterziehen. Während des Audits sollte der Auditor durch die Einrichtung herum begleitet werden, um die Sicherheit aller zu gewährleisten.
Jetzt wird es ernst – Ihr Audit beginnt, und das interne Revisionsteam muss die erforderlichen Informationen anhand der Checklisten sammeln und überprüfen. Bewährte Verfahren der internen Revision sehen die direkte Beobachtung als integralen Bestandteil des Auditprozesses vor. Direkte Beobachtungen stellen sicher, dass die Mitarbeiter die Programme exakt wie vorgegeben befolgen. Auch laufende Aufzeichnungen können Teil des Audits sein, um deren zeitnahe und korrekte Bearbeitung zu gewährleisten.
Auditergebnisse generieren
Als Nächstes generieren Sie Audit-Ergebnisse. Dies ist eine Zusammenfassung Ihrer Beobachtungen – sowohl im Bereich der Konformität als auch im Bereich der Nichtkonformität. Für letzteres müssen Sie eine Klassifikation festlegen: Sind das Nebensächlich, Hauptfach oder Kritisch? Diese Einstufungen sollten der geprüften Stelle bis zum Ende der Prüfung mitgeteilt werden.
Abschlussbesprechung durchführen
Bereiten Sie Ihre Audit-Schlussfolgerungen mit Blick darauf vor, was Sie während der Abschlussbesprechung mitteilen werden. Beginnen Sie dieses Treffen immer, indem Sie auf die positiven Aspekte hinweisen. Danken Sie der geprüften Stelle für ihre Zeit und danken Sie dem Prüfungsteam für die Gefälligkeiten. Nennen Sie bewährte Verfahren in den Bereichen Mitarbeiterschulung, GMP-Compliance, Hygiene, Wartung usw. Besprechen Sie von hier aus die Details von Abweichungen. Erläutern Sie den Standard, der das Problem verursachte, die gefundenen objektiven Nachweise und welche Nachweise die geprüfte Stelle vorlegen sollte, um ihre Korrekturmaßnahmen zu überprüfen.
Erstellung des internen Auditberichts
Der interne Auditbericht kann vor Ort oder extern erstellt werden. Das Format dieses Dokuments richtet sich nach der Art der durchgeführten Prüfung. Die geprüfte Stelle, die Geschäftsleitung und Verbraucher haben möglicherweise Zugang zu diesem Bericht und müssen daher genau, vollständig und prägnant sein. Der interne Auditbericht sollte einen Abschnitt mit Schlussfolgerungen enthalten, in dem die Gesamtzahl der Abweichungen in Verbindung mit einer Bewertung für eine Punktzahl oder Note angegeben ist.
Nach Abschluss sollte der leitende Auditor eine technische Überprüfung durchführen. Bei Drittaudits erfolgt dies durch eine Zertifizierungsstelle. Geben Sie den Bericht innerhalb einer vereinbarten Frist aus, in der Regel innerhalb von sieben Tagen.
Fazit
Bewährte Verfahren der internen Revision tragen zu einem reibungslosen Ablauf für alle Beteiligten bei und führen zu kontinuierlicher Verbesserung. Indem Sie die oben genannten Schritte befolgen, führt Ihr internes Revisionsteam eine effektive interne Prüfung durch, die den Anforderungen Ihres Prüfungsplans entspricht und erfolgreiche externe Prüfungen gewährleistet.
