So führen Sie effektive interne Audits durch

Geschrieben von Zosi-Team

Die beste Vorbereitung auf ein externes Audit ist die Perfektionierung Ihres interne Anhörung Prozesse. Obwohl die Verfahren jeder Einrichtung für den Betrieb und die Produkte einzigartig sind, können Sie die folgenden Best Practices für den internen Auditprozess anwenden, um effektive Bewertungen in Ihrer Einrichtung durchzuführen und zu bewerten.

Initiieren des internen Audit-Prozesses

Nachdem Ihr Audit-Plan abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, mit der interne Anhörung Prozess. Der leitende Auditor wird das Audit einberufen und feststellen, welche Teammitglieder für das betreffende Audit geeignet und erforderlich sind. Ein Auditteam für Abteilungsaudits (wie GMP-Audits) sollte mindestens Vertreter der Betriebs-, Qualitätssicherungs-, Wartungs- und Hygieneabteilungen umfassen, sofern verfügbar. Einzelne Personen können andere Arten von GFSI-Systemaudits durchführen, dies liegt jedoch im Ermessen des leitenden Auditors.

Mit der Internes Revisionsteam zugewiesen werden, müssen Sie die Prüfung, die Ziele, den Umfang und die Kriterien definieren. Erwägen:

• Welche Art von Audit wird Ihr Team durchführen? Verstößt es gegen einen bestimmten Standard?
• Wird die interne Revision Abteilungen oder das gesamte Unternehmen einbeziehen? Ein bestimmtes Produkt? Ein individueller Prozess? Ihre Anlage als Ganzes?
• Was ist die voraussichtliche Dauer des Audits? Wie viel Zeit sollten Ihr Team und die geprüfte Stelle einplanen?
• Wie sollen die Auditergebnisse dokumentiert werden?

Planen Sie das Audit

Bestimmen Sie als Nächstes die Durchführbarkeit Ihres Audits. Berücksichtigen Sie die Zeit und die Ressourcen, die Ihnen sowohl im Hinblick auf Ihr Prüfungsteam als auch auf die geprüfte Stelle zur Verfügung stehen. Wählen Sie eine Zeit, die für alle Seiten akzeptabel ist. Denken Sie daran, dass Ihr Auditteam unabhängig von dem zu auditierenden Bereich sein sollte.

Informieren Sie die geprüfte(n) Stelle(n) über Datum, Uhrzeit, Umfang und Teammitglieder, die für den Abschluss der Prüfung ausgewählt wurden. Ausgenommen von dieser Regel ist das unangekündigte Audit. Ein Unternehmen kann sich für die Durchführung eines unangekündigten Audits entscheiden, um ohne vorherige Vorbereitung eine genauere Darstellung der Vorgänge in einer Anlage zu erhalten.

Dokumentationsprüfung

Nach der Initiierung und Planung sollte Ihr Auditteam eine Dokumentationsprüfung durchführen. Dies hilft Ihrem Team, die Anforderungen aller wichtigen Programme zu verstehen, die dem Audit unterzogen werden, damit es weiß, wonach es zu suchen ist, und diese Programme mit Zuversicht überprüfen können. Das interne Auditteam sollte auch frühere Auditaufzeichnungen prüfen, um sein Gedächtnis über etwaige Abweichungen aufzufrischen, die einer erneuten Überprüfung bedürfen.

Erstellen Sie den internen Auditplan

Wie werden Sie Ihre Zeit zwischen der Definition des Umfangs, der Überprüfung der Dokumentation, der Durchführung des Audits und der Aufzeichnung der Ergebnisse einteilen? Diese Verantwortung obliegt erneut dem leitenden Lebensmittelsicherheitsauditor. Ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenstellung des Auditplans ist die Vorbereitung aller Dokumente, die Ihr Team für den Abschluss des internen Auditprozesses verwenden kann, wie zum Beispiel Checklisten. Diese Checkliste rationalisiert und sichert den internen Revisionsprozess.

Führen Sie das Audit durch

Ihre internen Auditaktivitäten vor Ort müssen mit einem Eröffnungsgespräch beginnen. Beziehen Sie die Mitglieder des internen Revisionsteams und Vertreter der geprüften Stelle ein, damit sie sich mit dem Prüfungsumfang vertraut machen und ihm zustimmen können. Seien Sie offen über den Kommunikationsprozess, der während des Auditprozesses erforderlich ist. Müssen Sie Mitarbeiter interviewen? Welche Arten von Fragen werden Sie stellen?

An einer Besprechung zur Eröffnung der Prüfung durch Dritte sollten Mitglieder aller Abteilungen teilnehmen, die sich der Prüfung unterziehen. Während des Audits sollte der Auditor durch die Einrichtung herum begleitet werden, um die Sicherheit aller zu gewährleisten.

Jetzt kommt der Gummi auf die Straße – Ihr Audit beginnt, und das interne Audit-Team muss die erforderlichen Informationen gemäß den Checklisten sammeln und überprüfen. Best Practices der Internen Revision direkte Beobachtung als integralen Bestandteil des Auditprozesses vorschreiben. Direkte Beobachtungen stellen sicher, dass Mitarbeiter Programme genau so befolgen, wie sie geschrieben sind. Laufende Aufzeichnungen können auch Teil des Audits sein, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig und genau abgeschlossen werden.

Auditergebnisse generieren

Als Nächstes generieren Sie Audit-Ergebnisse. Dies ist eine Zusammenfassung Ihrer Beobachtungen – sowohl im Bereich der Konformität als auch im Bereich der Nichtkonformität. Für letzteres müssen Sie eine Klassifikation festlegen: Sind das Nebensächlich, Hauptfach oder Kritisch? Diese Einstufungen sollten der geprüften Stelle bis zum Ende der Prüfung mitgeteilt werden.

Abschlussbesprechung durchführen

Bereiten Sie Ihre Audit-Schlussfolgerungen mit Blick darauf vor, was Sie während der Abschlussbesprechung mitteilen werden. Beginnen Sie dieses Treffen immer, indem Sie auf die positiven Aspekte hinweisen. Danken Sie der geprüften Stelle für ihre Zeit und danken Sie dem Prüfungsteam für die Gefälligkeiten. Nennen Sie bewährte Verfahren in den Bereichen Mitarbeiterschulung, GMP-Compliance, Hygiene, Wartung usw. Besprechen Sie von hier aus die Details von Abweichungen. Erläutern Sie den Standard, der das Problem verursachte, die gefundenen objektiven Nachweise und welche Nachweise die geprüfte Stelle vorlegen sollte, um ihre Korrekturmaßnahmen zu überprüfen.

Erstellung des internen Auditberichts

Der interne Auditbericht kann vor Ort oder extern erstellt werden. Das Format dieses Dokuments richtet sich nach der Art der durchgeführten Prüfung. Die geprüfte Stelle, die Geschäftsleitung und Verbraucher haben möglicherweise Zugang zu diesem Bericht und müssen daher genau, vollständig und prägnant sein. Der interne Auditbericht sollte einen Abschnitt mit Schlussfolgerungen enthalten, in dem die Gesamtzahl der Abweichungen in Verbindung mit einer Bewertung für eine Punktzahl oder Note angegeben ist.

Nach Abschluss sollte der leitende Auditor eine technische Überprüfung durchführen. Bei Drittaudits erfolgt dies durch eine Zertifizierungsstelle. Geben Sie den Bericht innerhalb einer vereinbarten Frist aus, in der Regel innerhalb von sieben Tagen.

Zusammenfassung

Best Practices der Internen Revision tragen dazu bei, dass der Prozess für alle Beteiligten reibungslos verläuft und zu einer kontinuierlichen Verbesserung führt. Wenn Sie der obigen Beschreibung folgen, führt Ihr internes Audit-Team eine effektive interne Revision Assessment, das die Anforderungen Ihres Auditplans erfüllt und erfolgreiche externe Audits sicherstellt.

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