Veröffentlicht vom Zosi-Team
Effektive interne Audits sollten niemals von einer einzelnen Person durchgeführt werden. Stattdessen muss Ihr Unternehmen ein multidisziplinäres Team von mindestens zwei Personen zusammenstellen, um fundierte interne Audits durchzuführen. Die Größe des internen Audit-Teams richtet sich stets nach der Größe des Unternehmens.
Beginnen Sie hier: Mindestanforderungen an das Team
- Die Teammitglieder müssen über eine grundlegende interne Revisionsausbildung verfügen. Diese Erfahrung stellt sicher, dass sie wissen, worauf sie während des internen Auditprozesses achten müssen und wie sie die Ergebnisse eines Audits ordnungsgemäß dokumentieren. Alle Mitglieder müssen über eine Grundausbildung verfügen, wie z. B. die von Zosi Grundkurs Interne Revision.
- Weisen Sie den Teammitgliedern nach Möglichkeit Bereiche zu, die unabhängig von ihrem direkten Verantwortungsbereich sind. Eine Einzelperson kann eine nicht abschließen
- interne Revision der eigenen Abteilung, um Interessenkonflikte zu vermeiden.
- Die Teammitglieder müssen verstehen, wie sie Mängel identifizieren und dokumentieren, Erkenntnisse melden und Korrekturmaßnahmen nachverfolgen können.
5 Schlüssel zu Ihrem besten internen Revisionsteam
Tipp 1: Stellen Sie ein multidisziplinäres Team zusammen. Jede Fachabteilung sollte mit mindestens einem Vertreter im Auditteam vertreten sein. Das Team sollte sich aus Mitarbeitern der Bereiche Produktion, Qualitätssicherung, Instandhaltung, Wareneingang, Versand, Hygiene, Vertrieb und Forschung & Entwicklung zusammensetzen. Durch die Bündelung dieser Expertise entsteht ein umfassender Wissensschatz, der ein tiefes und einzigartiges Verständnis der zu prüfenden Bereiche gewährleistet.
Tipp 2: Definieren Sie Ihren Teamleiter. Der Teamleiter ist für die Steuerung des gesamten Auditprozesses verantwortlich. Ein effektiver Teamleiter verfügt über fundierte Kenntnisse in Audittechniken und das nötige Fachwissen, um Fragen der anderen Teammitglieder zu beantworten. Er sollte über eine umfassende Schulung verfügen, beispielsweise den Kurs „Advanced Internal Auditing“ von Zosi oder einen von der ISO oder einem anderen GFSI-zertifizierten Programm angebotenen Kurs zum Lead Auditor. Die Ausbildung zum Lead Auditor ist für interne Lead Auditoren zwar nicht verpflichtend, wird aber dringend empfohlen.
Tipp 3: Teamverantwortlichkeiten festlegen. Jetzt ist es an der Zeit, die Ziele und den Umfang Ihres Audits festzulegen. Orientieren Sie sich dabei an den Bedürfnissen Ihres Betriebs. Worauf müssen Ihre Teammitglieder während des Audits achten? Sobald diese Ziele definiert sind, weisen Sie sie den jeweiligen fachlich kompetenten Teammitgliedern außerhalb ihrer Abteilungen zu. Es empfiehlt sich, die während des Audits geprüften Punkte, die Konformitätsbewertung, die Nachweise der Konformität sowie festgestellte Abweichungen und die entsprechenden Korrekturmaßnahmen zu dokumentieren.
Tipp 4: Schaffen Sie eine Kultur der Integrität. Ihre internen Auditoren benötigen die Befugnis und Verantwortung, die tatsächlichen Ergebnisse ihrer Beobachtungen zu dokumentieren und alle daraus resultierenden Korrekturmaßnahmen umzusetzen. Interne Audits bieten die Möglichkeit, Abweichungen vor einem externen Prüfer aufzudecken. Je besser das interne Audit durchgeführt wird, desto besser sind die Ergebnisse bei externen Audits. Ermutigen Sie Ihr Auditteam, die Dinge so zu benennen, wie sie sind! Denken Sie daran: Sie sollten niemals von einem Ergebnis eines externen Audits überrascht werden, das Ihnen durch Ihre internen Auditprozesse noch nicht bekannt war.
Tipp 5: Sichern Sie sich die Unterstützung des Managements. Ihre Teammitglieder müssen mit dem Management zusammenarbeiten, um alle im Rahmen des Audits festgestellten Mängel zu beheben. Dazu ist die Unterstützung dieser Personen unerlässlich – ein entscheidender Faktor für unvoreingenommene und effektive Audits in allen Abteilungen. Denken Sie daran: Auditteam und Management verfolgen ein gemeinsames Ziel: die Herstellung eines sicheren und qualitativ hochwertigen Produkts bei gleichzeitiger kontinuierlicher Verbesserung Ihrer Lebensmittelsicherheits- und Qualitätssysteme.
Die von zertifizierten Wirtschaftsprüfern entwickelten internen Revisionskurse von Zosi vermitteln den Teilnehmern, wie sie von Anfang bis Ende ein starkes internes Revisionsprogramm aufbauen und umsetzen können. Von diesen Kursen profitieren alle Könnensstufen, egal ob Sie Anfänger oder Profi sind.
Werfen Sie hier einen genaueren Blick auf die umfassenden internen Revisionsressourcen von Zosi
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