Veröffentlicht vom Zosi-Team
Audits spielen auf grundlegender Ebene eine wesentliche Rolle für die erfolgreiche Produktion oder Herstellung von Lebensmitteln und Getränken.
Sowohl interne als auch externe Audits dienen als dokumentierter Nachweis dafür, dass Unternehmen die gebotene Sorgfalt walten lassen, um ihre Lebensmittel angemessen vor unsicheren oder ungesicherten Praktiken zu schützen und damit ihre Verbraucher vor potenziell unsicheren Produkten zu bewahren.
ISO 19011 definiert Audits als „[den] systematischen, unabhängigen und dokumentierten Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und deren objektiver Bewertung, um zu bestimmen, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind.“ Wenn wir diese Aussage dekonstruieren, können wir mehrere Faktoren ableiten, die die Leitungsgremien für die Prüfung des Erfolgs von Lebensmittelsicherheitsstandards als zentral erachten:
- Ethische Grundsätze
- Systematisch
- Unabhängig
- Evidenzbasiert
- Objektiv bewertet
Bei der Untersuchung dieser Grundsätze können wir die dynamische Beziehung zwischen internen und externen Audits weiter skizzieren.
Ethische Grundsätze
Der erste Grundsatz der ISO-Auditdefinition betrifft vor allem Integrität. Ethisches Handeln bedeutet, die Ergebnisse Ihres Audits offen und ehrlich zu berichten. Dokumentieren Sie bei internen Audits unbedingt alle festgestellten Abweichungen. Versuchen Sie, Ihre Einrichtung und Ihre Prozesse aus der Perspektive eines Außenstehenden zu betrachten und so viel Voreingenommenheit wie möglich zu vermeiden. Indem Sie Abweichungen und die ergriffenen Korrekturmaßnahmen erfassen , bieten Sie externen Auditoren eine genauere Vergleichsgrundlage und zeigen, dass Sie auf Basis Ihrer Ergebnisse Verbesserungen angestoßen haben. Bei einem SQF- oder GMP-Audit beispielsweise prüft der Lebensmittelauditor neben mündlichen Fragen auch Ihre Dokumentation. Ethisches Handeln und eine korrekte Darstellung Ihrer Einrichtung untermauern Ihre Aussagen und stärken das Vertrauen des Lebensmittelauditors und Ihrer Kunden.
Systemisch
Das Wort systematisch kann verwendet werden, um „gebührende professionelle Sorgfalt“ zu implizieren. Ihr internes Audit sollte methodisch durchgeführt werden, mit einem zuvor festgelegten Umfang. Führen Sie jeden Schritt Ihres Audits gründlich durch und respektieren Sie Mitarbeiter, die während des Audits anwesend sind. Seien Sie bewusst, wie Sie Ihre Ergebnisse aufzeichnen, und verwenden Sie Vorlagendokumente, um die Konsistenz zu erhöhen. Wenn Sie Abweichungen feststellen, überprüfen Sie die Beweise, um sie mit anwesenden Mitarbeitern zu untermauern, und stellen Sie sicher, dass jeder die Begründung versteht. Das „systematische“ Prinzip knüpft an externe Audits an, da professionelle Auditoren, die BRC- (oder BRCGS-), SQF-, GMP- oder GFSI-Auditstandards bewerten, sehr geübt darin sind, wie sie Einrichtungen auditieren. In diesem Fall dient die interne Auditfunktion dazu, den externen Auditprozess nachzuahmen und den Auditabschluss zu rationalisieren.
Unabhängig
Der Erfolg interner Audits hängt davon ab, dass sie von Mitarbeitern durchgeführt werden, die nicht im zu auditierenden Bereich tätig sind. Unabhängigkeit gewährleistet, dass keine Interessenkonflikte entstehen, weder beabsichtigte noch unbeabsichtigte. Mitarbeiter, die regelmäßig im betreffenden Bereich arbeiten, bemerken möglicherweise keine subtilen Abweichungen von etablierten Verfahren oder erkennen keine offensichtlichen Anzeichen von Nichteinhaltung. Die GFSI-Standards schreiben vor, dass interne Audits von Mitarbeitern außerhalb der zu auditierenden Abteilung durchgeführt werden müssen.
Evidenzbasierter Ansatz
Um auf ethisches Verhalten zurückzukommen, ist das Prinzip „objektiv bewertet“. Externe Lebensmittelauditoren können wiederholt in dieselbe Einrichtung kommen, müssen aber dennoch sicherstellen, dass ihre Audits unparteiisch und fair durchgeführt werden. Die Beseitigung der persönlichen Voreingenommenheit bei der Prüfung der Bedingungen schützt die Verbraucher, die im Wesentlichen darauf angewiesen sind. Die Beurteilung der Bedingungen und deren tatsächliche Dokumentation spiegelt einen hohen Standard wider und trägt zur Gewährleistung der Lebensmittelqualität und -sicherheit bei. Verwenden Sie detaillierte Vorlagen und Richtlinien, um Ihre internen Audits durchzuführen. Beobachten Sie regelmäßig auftretende Prozesse, um eine genaue Darstellung der Einhaltung von Richtlinien und Standards zu erhalten. Führen Sie interne Audits durch, um externe Audits zu simulieren, damit die Mitarbeiter angemessen vorbereitet sind und sich wohler fühlen, wenn externe Auditoren hinzukommen. Die objektive Bewertung des Zustands Ihrer Einrichtung, Dokumentation und Prozesse zeigt Integrität und stärkt das Vertrauen, das Ihre Marke unterstützt.
Fazit
Die Einhaltung dieser Prinzipien hilft Ihnen, bei externen Audits Bestnoten zu erzielen und mögliche Zwischenfälle zu minimieren. BRC-Audits unterscheiden sich von SQF-Audits , doch die Kenntnis der Auditstandards unterstützt Sie bei der adäquaten Gestaltung Ihrer Verfahren und der Vorbereitung auf ein erfolgreiches Audit. Erfahren Sie mehr über Best Practices der internen Revision in unseren Online-Kursen „ Interne Revision – Grundlagen“ und „Interne Revision – Fortgeschritten“ . Erwerben Sie wertvolles Wissen und Ressourcen für Ihren erfolgreichen Start in die interne Revision.
